SISIS-Bestellkatalogisierung in B3Kat

Stand: 06/2012

  1.  Allgemeines
  2. Auswahl/Nutzung eines Titelsatzes
  3. Erstellen eines Besitznachweises
  4. Bestellkatalogisierung von mehrbändigen begrenzten Werken
  5. Bestellkatalogisierung von Fortsetzungen
  6. Erwerbungsrelevante Fußnoten in Bestellkatalogisaten
  7. Bearbeiten nach Eintreffen der Lieferung


Eine Übersicht über die gängigsten MAB-Felder finden Sie im Kleinen Feldverzeichnis des Bibliotheksverbundes Bayern (Mini-MAB)

1. Allgemeines

Bestellkatalogisierung bedeutet Katalogisierung bei der Bestellung, also vor Einlauf des Mediums, in der Regel zum Nachweis im Aleph-Verbundkatalog und im lokalen Katalog. Bestellkatalogisate können von allen B3Kat-Teilnehmern angelegt werden, unabhängig davon, ob sie mit einem lokalen Erwerbungssystem arbeiten. Bibliotheken, die SISIS SunRise EC einsetzen, müssen zwingend Bestellkatalogisate erstellen (prinzipiell in Aleph oder im lokalen System; der reguläre Weg ist allerdings die Katalogisierung in Aleph), um sie in der lokalen Datenbank weiter verwenden zu können. Bestellkatalogisate werden in der Regel auf Grund von Angaben aus Bibliographien, Prospekten usw. erstellt.

2. Auswahl/Nutzung eines Titelsatzes

Die Auswahl der Titelaufnahme für den zu bestellenden Titel erfolgt gemäß dem in der Katalogisierungsleitlinie festgelegten Ranking.

Im Einzelfall kann es sinnvoll sein, die B3Kat-Aufnahme einer Vorauflage zu duplizieren, um eine bereits vorhandene (systematische) Sacherschließung zu übernehmen.
Bestellkatalogisate werden grundsätzlich mit der Katalogisierungsstufe 01 erstellt. Mitarbeiter/innen, die mit einer Berechtigung für Stufe 05 eingeloggt sind, müssen darauf achten, beim Abspeichern explizit Stufe "1" einzugeben, da sonst der Bestellsatz mit Stufe 05 gespeichert wird.
Sollte eine Bestellaufnahme von einer anderen Bibliothek versehentlich auf Stufe 05 gesetzt worden sein, obwohl die Publikation nicht vorgelegen haben kann, muss sie auf Stufe 01 zurückgesetzt werden.
Die Angaben des Katalogisats richten sich nach den zur Verfügung stehenden Angaben, d. h. diese können unvollständig oder fehlerhaft sein. Wünschenswert ist ein möglichst hohes Niveau bei vertretbarem Aufwand. Die dabei aufgewandte Mühe fällt später sowieso an, kommt aber so frühzeitig der Medienbearbeitung im eigenen Haus und im Verbund zu Gute. Oft erspart sie erhöhten Aufwand bei der Bearbeitung nach Eintreffen der Lieferung, sie erleichtert anderen Verbundteilnehmern die Identifizierung der Bestellung und hilft Dubletten zu vermeiden.
Folgende Felder sind zu belegen:

 

  • Personennamen:  Alle Personen, die zur Identifizierung des Titels nötig sind, werden in den Feldern 100ff. angegeben. Eine Verknüpfung mit der GND ist zu diesem Zeitpunkt zwar wünschenswert, aber nicht zwingend vorgeschrieben. (vgl. KKB online: Verknüpfen mit GND-Sätzen in B3Kat)
  • Titelangaben (Hauptsachtitel, Feld 331: zwingend vorgeschrieben!): Angaben zum Hauptsachtitel und zum Zusatz erfolgen so vollständig wie möglich, um eine bessere Identifizierung des Titels durch die anderen Verbundteilnehmer zu erleichtern.
  • Erscheinungsjahr (Feld 425: zwingend vorgeschrieben!)
  • Angaben zur Ausgabebezeichnung, zum Erscheinungsvermerk und zur ISBN: Die Angaben zur Ausgabebezeichnung, zum Erscheinungsvermerk und zur ISBN (bei Neuerscheinungen ab 2007: 13-stellige ISBN = EAN) werden ebenfalls so vollständig wie möglich angegeben. Eine fehlende Ausgabebezeichnung muss nicht ermittelt werden. Liegt in der Bestellunterlage die Angabe der ISBN ohne Bindestriche vor, so wird versucht, die Striche zu ergänzen, sofern es ohne größeren Aufwand möglich ist. Ist dies nicht möglich, wird die ISBN ohne Striche in Feld 540b erfasst. (Die Recherche nach der ISBN kann mit oder ohne Bindestriche erfolgen.)
  • Eine Umfangsangabe - auch ungenau - kann dazu dienen, ähnliche Titel auseinander zu halten und kann auch eine Kaufentscheidung beeinflussen.
  • Die Verknüpfung zur Serie sollte, wenn möglich, ebenfalls bereits hergestellt werden; dies erleichtert die Verwaltung von Fortsetzungsbestellungen.
  • Sacherschließung: Auf die Vergabe von Sacherschließungsinformationen wird im Rahmen der Bestellkatalogisierung verzichtet. Wird aber für die Bestellkatalogisierung ein Fremddatensatz genutzt, so werden alle Sacherschließungsfelder aus dem Fremddatensatz mit übernommen (Felder 700 ff.). Gibt es beim Abspeichern solcher Sätze eine Fehlermeldung wegen eines Schlagworts im Feld 902 ff. mit Unterfeldindikator g und ohne Verknüpfungsnummer, so kann der Indikator in f geändert werden.

3. Erstellen eines Besitznachweises


An jedes Bestellkatalogisat für eine Monographie wird ein Besitznachweis für die eigene Bibliothek gehängt. (Vgl. KKB online: Besitznachweise in Aleph-k)  Das Anhängen des Besitznachweises bewirkt für die SISIS-Bibliotheken, dass der Titelsatz über die SIKOM-Online-Schnittstelle in die lokale Datenbank heruntergeladen wird, bzw. per "schnelle Übernahme" geholt und im lokalen Katalog mit Bestell- oder Bestandsinformationen versehen werden kann. (Die OPAC-Anzeige bestellter Titel ist parametrisierbar)

4. Bestellkatalogisierung von mehrbändigen begrenzten Werken

Ein Ansigeln an Gesamtaufnahmen ist nicht möglich! Es müssen Bände angelegt werden, notfalls fingiert.

Bestellkatalogisate für neue mehrbändige Werke sind bereits bei der Bestellung als mehrbändiges Werk mit ÜG und einem oder mehreren (notfalls fingierten) Bandsätzen anzulegen, da der Titelsatz für ein einbändiges Werk, an dem ein Besitznachweis einer Bibliothek und damit in deren Lokalsystem evtl. ein Bestellsatz hängt, von einer anderen Bibliothek nicht in ein mehrbändiges Werk umgewandelt werden kann.

Bei bereits laufenden mehrbändigen begrenzten Werken wird ein weiterer Bandsatz angelegt. Auch hier sollen die Angaben so ausführlich wie nötig sein.
Für Bände, die voraussichtlich einen Titel erhalten und unter diesem gesucht werden könnten, sollte dieser frühzeitig eruiert und im Bandsatz erfasst werden, wenn verlässliche Daten vorliegen.

Bibliotheken, die im lokalen SISIS-Erwerbungssystem die Mahnroutinen für Fortsetzungen einsetzen, müssen für den nächsten zu erwartenden Band einen Bandsatz anlegen, der ggf. nur aus der Bandzählung besteht.
Ist das zu bestellende mehrbändige begrenzte Werk bereits in der B3Kat-Datenbank katalogisiert, wird bei der Bestellung nur an die zu bestellenden Bände der Besitznachweis gehängt.
Wird nur ein ganz bestimmter Band des mehrbändigen Werkes bestellt, kann und darf der Besitznachweis auch nur an diesen Band gehängt werden.

 

5. Bestellkatalogisierung von Fortsetzungen

  • Titel, die innerhalb einer gezählten Schriftenreihe erscheinen, werden analog dem unter 2 beschriebenem Verfahren erstellt. Dabei soll geprüft werden, ob für die Schriftenreihe bereits eine Gesamttitelaufnahme vorliegt. Ist dies der Fall, soll bereits bei der Bestellkatalogisierung der Titel mit dieser Gesamtaufnahme verknüpft werden. Ist noch keine Gesamtaufnahme vorhanden, sollte sie spätestens beim Eintreffen des Stücktitels angelegt werden. Erscheinungsort, Verlag und Erscheinungsjahr sollten immer erfasst werden.  Ist der Titel des zu bestellenden Serienbandes  nicht bekannt, wird eine Aufnahme erstellt, bei der als Hauptsachtitel der Serientitel und die Bandzählung folgendermaßen eingegeben werden: 331__ a Schriften des Bundesarchivs - Band 5. Bibliotheken, die den EC einsetzen und dessen automatische Mahnroutine nutzen wollen, müssen für den nächsten zu erwartenden Band in oben beschriebener Weise einen Titelsatz anlegen, falls der Titel dieses Bandes nicht bekannt ist. Später wird es in der Regel notwendig sein zu korrigieren.
  • Fingierte Gesamtaufnahmen für ungezählte Serien und Kongressfolgen sollen ausschließlich in den Lokalsystemen angelegt werden.
  • Bei Zeitschriften muss die Katalogisierung in der ZDB erfolgen. Das Anlegen eines Besitznachweises genügt nicht!

 

6. Erwerbungsrelevante Fußnoten in Bestellkatalogisaten

In Bestellkatalogisaten können auf Grund von Verlags- oder Lieferantenmeldungen im Feld 501 folgende Fußnoten erfasst werden:

Erscheint voraussichtlich …
Erscheint ca. …
Nur wenn der Erscheinungstermin nicht bereits in Feld 536 angegeben ist und mehrere Monate voraus liegt. Eine überholte Angabe in Feld 536 muss entfernt oder es muss dort korrigiert werden statt Feld 501 zu belegen.
Erscheinungstermin unbestimmt
Noch nicht erschienen
Nur wenn das Erscheinen bereits vor längerer Zeit angekündigt wurde
(Bei Gesamtaufnahmen)
Bd. … erscheint vorauss. …
Bd. 5 und 9 ff. noch nicht erschienen
Nur wenn keine Titelsätze für die noch nicht erschienenen Bände angelegt sind. Wenn ein solcher Bandsatz vorhanden ist, muss eine nur diesen Band betreffende Information auf jeden Fall dort verankert werden.
Zuletzt erschienen: Band … Nur bei deutlichen Torsi, wenn sehr lange nichts mehr erschienen ist und verlässliche Informationen vorliegen
Komplett mit Band … Bei umfangreichen mehrbändigen Werken
Erscheinen eingestellt mit Band … Bei Serien
Erscheint nicht Nur wenn das definitive Nicht-Erscheinen vom Verlag oder Lieferanten mitgeteilt und die Bestellung in der eigenen Bibliothek storniert wurde

 

Nur ausnahmsweise, wenn dies besonders geboten erscheint, wird die Quelle der Information genannt.
Ein angekündigtes, aber lange verstrichenes Erscheinungsjahr im Feld 425 soll im Zusammenhang des Ergänzens einer neuen Information durch das voraussichtliche Erscheinungsjahr, oder falls dieses unbestimmt ist, durch das aktuelle Jahr ersetzt werden.
Die Fußnoten werden jeweils nach " ; " abgeschlossen durch Datum und Bibliothekssigel.
Beispiel: 501 __ a Erscheint ca. Dezember 2007 ; 17.11.06 UBA

Bei Vorliegen des Buches müssen diese Bemerkungen gelöscht werden.

Prinzipiell dürfen nur Bemerkungen erfasst werden, die alle (potenziellen) Besteller gleichermaßen betreffen, keinesfalls etwa Vergriffen-Meldungen für bereits erschienene Publikationen oder nur lokal gültige Hinweise.

7. Bearbeiten nach Eintreffen der Lieferung

Die erste Bibliothek, der das bestellte Werk vorliegt, katalogisiert dieses nach Autopsie. Dabei sind auch alle notwendigen Ergänzungen und/oder Korrekturen zu machen, damit die Aufnahme anschließend dem Regelwerksstand entspricht. Das gilt auch für Gesamtaufnahmen für mehrbändige begrenzte Werke und Bandaufführungen. Bei der Katalogisierung werden sämtliche Personen- und Körperschaftsansetzungen überprüft und mit Normdatensätzen verknüpft. Bei gezählten Schriftenreihen wird soweit noch nicht geschehen, mit der Seriengesamtaufnahme verknüpft (Ausnahme: s. KKB-online: Verlegerserien)
Am Ende wird die Aufnahme mit Stufe 05 abgespeichert.

Trifft bei der Lieferung eine andere als die bestellte Ausgabe ein, so wird recherchiert, ob für diese abweichende Ausgabe bereits ein Titelsatz vorliegt.

  • Ist dies der Fall, werden die Bestelldaten umgehängt und der ursprüngliche Bestell-Titelsatz wird ggf. gelöscht, wenn er keinen weiteren Besitznachweis hat.
  • Ist für diese Ausgabe noch keine Titelaufnahme in der Datenbank vorhanden, wird eine neue Titelaufnahme erstellt und die Bestelldaten umgehängt.

Hat der vorliegende Titel eine andere Titelfassung als in den Bestellunterlagen beschrieben, muss ebenfalls nochmals recherchiert werden, ob es für diesen Titel schon einen Datensatz gibt.

  • Ist dies der Fall, werden die Exemplardaten umgehängt und der ursprüngliche Bestell-Titelsatz wird ggf. gelöscht.
  • Liegt noch kein anderer Datensatz vor, wird die Bestellaufnahme entsprechend der Vorlage korrigiert. Der abweichende Titel kann in Feld 501 mit der einleitenden Wendung: "Angekündigt als: Titel/Verf.: ..." ergänzt werden. Außerdem kann die Titelvariante im Feld 370 (weitere Sachtitel) erfasst werden. Man sollte sich dabei bewusst sein, dass man hier auch die Bestellzettel anderer Bibliotheken verändert. Weichen Bestellkatalogisat und gelieferter Titel zu sehr von einander ab, ist zu prüfen, ob andere Bibliotheken davon unterrichtet werden müssen (z. B. Titel erscheint nicht ein-, sondern mehrbändig; Titel ist doch Teil einer Serie; Titel ist Band einer Zeitschrift ...).
     
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