Dublette Titelaufnahmen

 

Stand: 7/2012

1. Allgemeines

Die Verbunddatenbank des BVB (in Aleph-K die BVB01) enthält zahlreiche dublette Titelaufnahmen. Die Gründe dafür sind vielfältig:

  • Beim Aufbau des Online-Verbundes Anfang der neunziger Jahres des 20. Jahrhunderts wurde versucht, die identischen Titelaufnahmen der einzelnen Bibliotheken aus dem Offline-Verbund maschinell zusammenzuführen. Obwohl dabei ein ausgefeilter Duplication Check eingesetzt wurde, gelang es in vielen Fällen nicht, weil die Aufnahmen zwar intellektuell sofort als identisch zu erkennen sind, sie sich aber doch in Details unterscheiden.
  • Im laufenden Betrieb entstanden Doppelaufnahmen durch das frühe Anlegen von Bestellkatalogisaten und durch später eingespeicherte Fremddaten.
  • Kurz vor der Migration von BVB-KAT zu Aleph-K wurden noch die IFK-Aufnahmen der Bayerischen Staatsbibliothek eingespeichert. Die Dublettenprüfung konnte dabei nicht greifen, weil in diesen Aufnahmen die meisten für die Dublettenprüfung relevanten Felder nicht belegt sind. Sie sind daher in großem Umfang dublett zu bereits vorhandenen Aufnahmen.
  • Last but not least entstehen Dubletten leider auch immer wieder durch unzulängliche Recherche und Übergehung der Dublettenwarnung.

Für Bibliothekare wie für Benutzer ist die Existenz von Doppelaufnahmen in einem Verbundkatalog unerfreulich - statt eines eindeutigen Treffers erhält man erst einmal eine Trefferliste und muss bei zwei oder mehreren Aufnahmen prüfen, welche die richtige ist bzw. wo der verfügbare Bestand hängt. Gerade letztere Fragestellung ist mit Einführung der Online-Fernleihe besonders wichtig geworden, weil Benutzer jetzt Exemplare, die in der eigenen Bibliothek vorhanden sind, über die Fernleihe bestellen können. Aber auch wenn das Werk in der eigenen Bibliothek nicht vorhanden ist, entsteht für die Fernleihstellen durch Mehrfachaufnahmen zusätzlicher Bearbeitungsaufwand, z.B. wenn ein Benutzer im Gateway Bayern eine Fernleihe anstößt und alle bestellbaren Exemplare dieser Aufnahme im Moment nicht verfügbar sind. Die Fernleihbestellung kann dann nicht durchgeführt werden, obwohl bei der Bearbeitung der Negativfälle festgestellt wird, daß verfügbare Exemplare an einer zweiten Aufnahme vorhanden sind.  Die erneute Fernleihbestellung kann dem Benutzer kaum zugemutet werden (er hat ja alles richtig gemacht) und muss deshalb von der Fernleihstelle erledigt werden.

Unter dem Problem der Doppelaufnahmen leiden alle Verbünde in Deutschland, nicht nur der BVB. Deshalb gibt es derzeit ernsthafte Bestrebungen, ihm mit maschinellen Verfahren zu Leibe zu rücken. Ob diese Bestrebungen Erfolge zeitigen, muss abgewartet werden. Unabhängig davon sind Sie als Aleph-K-Anwenderin und -Anwender gefordert, im laufenden Betrieb besonders auf Doppelaufnahmen zu achten und sie zu bereinigen. Es handelt sich dabei nicht um "Schönheitskorrekturen" an der Datenbank - es geht darum, dass unsere Benutzer schneller zu ihrer gewünschten Literatur kommen und vielen Kolleginnen und Kollegen unnütze Arbeit erspart wird.

Doppelaufnahmen müssen einerseits vermieden und andererseits - wenn sie schon vorhanden sind - nach Möglichkeit ausgemerzt werden.

2. Vermeidung von Doppelaufnahmen

Bitte tun Sie Ihr Möglichstes, dass Doppelaufnahmen gar nicht erst entstehen:

  • Recherchieren Sie so gründlich, dass Sie vorhandene Aufnahmen auch finden! Wenn Sie in den Titeldaten (BVB01) keinen Treffer bekommen, sollten Sie sich ruhig fragen "Kann das sein?" Die Titeldaten sind nämlich inzwischen wirklich gut bestückt - suchen Sie deshalb u.U. noch einmal mit anderen Suchbegriffen. Tipp: weniger ist manchmal mehr - je mehr Suchbegriffe Sie eingeben (z.B. komplette Sachtitel), desto eher besteht die Gefahr, dass Sie einen vorhandenen Treffer gar nicht finden, weil er vielleicht beim 12. OW von Ihrer Sucheingabe abweicht .
  • Berücksichtigen Sie bei der Recherche auch Probleme, die das Auffinden erschweren können (z.B. Abgrenzung Hauptsachtitel und Zusatz, unterschiedliche Transliterationen, neue Rechtschreibung usw.)
  • Wenn Ihnen eine vorhandene Aufnahme nicht gefällt, ist das kein Grund, eine neue eigene Aufnahme danebenzustellen! Korrigieren Sie bitte ggf. die vorgefundene Aufnahme (auch Bestellkatalogisate!) - auch wenn Sie das im Einzelfall für aufwendiger halten als eine Neuaufnahme. Wirklich aufwendig ist später das Ausmerzen der Doppelaufnahme.
  • Denken Sie daran, dass für Serienstücktitel teilweise fingierte Bestellkatalogisate unter dem Titel der Serie mit der Bandzählung angelegt werden und korrigieren Sie diese bei Vorliegen des entsprechenden Bandes zu Stufe-5-Aufnahmen.
  • Klicken Sie bitte nicht automatisch auf den Button "Ignorieren", wenn Aleph-K Sie mit der grünen Fehlermeldung "Dublette?" beglückt.                       

Die Dublettenprüfung in Aleph-K ist zwar relativ grob, geht aber nicht immer daneben.

  

     Lassen Sie sich über "Ähnl. suchen" die mögliche Dublette anzeigen und brechen Sie Ihre Neuaufnahme ab, wenn es sich tatsächlich um eine echte Doppelaufnahme handelt!

3. Bereinigung von Doppelaufnahmen

In Aleph-K gibt es eine Funktion mit der Doppelaufnahmen zusammengelegt werden können. Damit werden Besitznachweise und ggf. Lokaldaten von einem Weg-Satz an einen Bleibt-Satz umgehängt und der Weg-Satz wird anschließend gelöscht. Über die Versorgungsschnittstelle (SIKOM) werden diese Vorgänge auch in den Sisis-Lokalsystemen nachvollzogen. Die Funktion steht nur an den Leitbibliotheken  zur Verfügung - nur diese können also Doppelaufnahmen zusammenlegen.

Ihre Möglichkeiten, Doppelaufnahmen selbst zu bereinigen, sind deshalb beschränkt. Wichtig ist aber, dass Sie die vorkommenden Fälle melden, damit sie bereinigt werden.

  • Finden Sie zwei oder mehr Aufnahmen, nutzen Sie bitte die Aufnahme mit der höheren Katalogisierungsstufe (bzw. die bessere Aufnahme) und leiten den Fall an die zuständige Redaktion (Leitbibliothek) weiter.
  • Wenn Sie (Ihre Bibliothek) als einzige an einer der beiden Aufnahmen Bestand hat, können Sie den Fall mit etwas Aufwand selbst lösen: Sie müssen dazu einen Besitznachweis am Bleibt-Satz anlegen, danach im Lokalsystem Ihre Lokaldaten umhängen und dann - wieder in Aleph-K - Ihren Besitznachweis am Weg-Satz und schließlich diesen selbst löschen. Für Sie einfacher geht es, wenn Sie auch solche Fälle der zuständigen Redaktion (Leitbibliothek) melden.

 

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