Ad-hoc-Versand von Abholbenachrichtigungen

Das Problem

Viele Bibliotheken haben das Problem, dass für die Bereitstellungsdauer von Magazinbestellungen nur eine Uhrzeit/nur eine Dauer pro Magazindrucker angegeben werden kann oder für alle Zweigstellenbestellungen nur eine Zeitangabe möglich ist. Oftmals ist die Dauer aber sehr unterschiedlich, wann Medien aus dem Magazin oder aus verschiedenen Zweigstellen für den Benutzer bereitgelegt werden können. Der Benutzer erhält deshalb über den OPAC meistens die längste Zeitspanne genannt, ab der sein Medium abgeholt werden kann, damit er nicht zu früh kommt. Die Folge ist allerdings, dass viele Bücher länger als nötig im Abholregal liegen.

Die Idee

Um Benutzer genauer und vor allem meist deutlich früher darüber zu informieren, dass ein Medium zur Abholung bereitliegt, haben wir ein Skript entwickelt, mit dem jederzeit eine Mail an die Benutzer verschickt werden kann, in der sie über bereitliegende Medien informiert werden.

Die Umsetzung

Bevor die Medien in das Abholregal sortiert werden, ruft ein Mitarbeiter über eine Webapplikation unser Skript zur Abholbenachrichtigung auf:
http://"Rechnername".bib-bvb.de:8080/GenOrderInfoMail/GoimInputRequest?dbName="Datenbankname"
Hier muss sich der Mitarbeiter für den Zugriff authentifizieren.

Nach erfolgreicher Anmeldung wird eine Eingabemaske für eine Mediennummer angezeigt.

Nun kann die Mediennummer z.B. mit einem Handscanner aus dem Medium, das bereitgelegt werden soll, in die Eingabemaske eingelesen werden.

Über das mitgegebene "Enter" wird sofort die Eingabe abgeschickt. Die Eingabemaske wird geleert und es erscheint eine Meldung über den erfolgreichen Versand der Mail an den Besteller.

Im Fall, dass keine Email verschickt werden konnte, gibt es nur zwei mögliche Fehlermeldungen. Im einen Fall konnte die eingelesene Mediennummer nicht im Bibliothekssystem gefunden werden. Meist handelt es sich um eine falsche Eingabe und die Mediennummer kann einfach ein zweites Mal eingelesen werden.

Im anderen Fall stimmt irgendetwas mit den Daten selbst nicht. So kann es sein, dass das betreffende Medium nicht bestellt oder noch nicht eingangsverbucht ist.

Diese Medien können vorerst auf einem gesonderten Stapel gesammelt werden, um zu einem späteren Zeitpunkt z.B. im AC kontrolliert zu werden.

Die Mail

Die verschickte Mail setzt sich aus konfigurierbaren Teilen (Absender, Anrede, Grußformel) und festen Teilen (Informationen zum Medium) zusammen.

Die Skripte

Die Webapplikation wird auf der OPAC-Zone eines Bibliothekssystems installiert und läuft unter tomcat.
Die anwenderrelevanten Dateien sind
GenOrderInfoMail.conf
GenOrderInfoMail.log
Mailtemplate.txt
Hier kann zum einen die Vorlage für die zu verschickende Mail angepasst werden. Zum anderen kann in der log-Datei genau nachvollzogen werden, warum z.B. der Mailversand abgelehnt wurde.
Die Skripte greifen zur Erzeugung der Mail lediglich lesend auf die Datenbank zu, um an die benötigten Benutzer- und Medieninformationen zu gelangen. Die Skripte ändern an den Daten nichts! Bei einer Eingangsverbuchung auf Grund einer Zweigstellen- oder PFL-Bestellungen würde der Benutzer im Tageslauf also noch eine zweite Benachrichtigung für das eingetroffene Medium erhalten, wenn er das Medium nicht schon vorher abgeholt hat.

Einsatzmöglichkeiten

Der manuelle Versand von Abolbenachrichtigungen ist einmal natürlich geeignet für Bibliotheken, die sehr unterschiedliche Bereitstellungsfristen haben und die ihre Benutzer möglichst zeitnah über ein bereitliegendes Medium informieren möchten.
Eine weitere Einsatzmöglichkeit könnte es bei Bibliotheken mit Zweigstellen geben, bei denen PFL-Medien nur in einer Zweigstelle bearbeitet werden. Hier würde die Eingangsverbuchung und PFL-Bearbeitung in einer Zweigstelle erfolgen, der Benutzer würde über das Eintreffen seiner Fernleihe aber erst benachrichtigt werden, wenn das Medium auch tatsächlich in seiner Abholzweigstelle angekommen ist. Dazu müsste die Erzeugung des Briefes durch die Eingangsverbuchung im Siadmin deaktivert oder der Brieftext entsprechend angepasst werden.

Weiterführende Informationen

Bei der Umsetzung der Idee einer Abholbenachrichtigung war es uns wichtig, die Mail jederzeit und unabhängig vom Tageslauf verschicken zu können. Und wenn der Benutzer das Medium noch am selben Tag abholt, dann wird im Tageslauf auch keine weitere Benachrichtigung erzeugt, da das Medium ja schon entliehen ist.
Einzige Voraussetzung für den Einsatz unseres Skriptes ist, dass der Benutzer eine gültige Emailadresse hat. Andernfalls kommt es nicht zu einer Fehlermeldung, da ja im Tageslauf eine weitere Benachrichtigung verschickt wird, bzw. der Benutzer nach der bei der OPAC-Bestellung angegebenen Zeit kommt, um sein Medium abzuholen.
Weitere Informationen und aktuelle Erweiterungen zu manuellen Abholbenachrichtigungen finden Sie bei den Präsentationen zu unserem 4. ASP-Treffen, wo das Abholbenachrichtigungsskript vorgestellt wurde. Bei Fragen zur technischen Umsetzung können sie sich direkt an Herrn Dietz wenden.