Datenbanken
eBook-Pakete
EBS-Pakete
einzeln erworbene eBooks
Pick-and-Choose-Pakete
DDA-Pakete
Konfigurationen
 

Datenbanken

Name: <Name> (<Anbieter>) [<Ressourcentyp>] <Konsortium>

• <Name> (Name der Datenbank)
• <Anbieter> nur bei Bedarf, in runden Klammern.
• <Ressourcentyp> in eckigen Klammern ([Datenbank])
• <Konsortium> falls zutreffend.
• Hinweis: Keine doppelten Leerzeichen! In FOLIO bringen diese aktuell ggf. die Sortierung durcheinander.

**Beschreibung:** Nur wesentliche Angaben (z.B. Kauf mit Hosting Fee)

• Aktiv: Laufende Lizenz. Auch bei dauerhaftem Zugriff.
• Abgeschlossen: Abgeschlossene Lizenz, d.h. kein weiterer Zugang.
• Entwurf: Der Eintrag zur Vereinbarung befindet sich noch in Bearbeitung
• In Verhandlung:
• Angefragt:

Verlängerungspriorität:

• Definitiv abbestellen: Über die Verlängerung ist bereits entscheiden: Abbestellen.
• Definitiv erneuern: Über die Verlängerung ist bereits entscheiden: Erneuern.
• Zur Überprüfung: Über die Verlängerung ist noch nicht entscheiden.

Dauerhafter Zugriff:

Alternativer Name: Abkürzungen oder andere Namensformen, um das Finden zu erleichtern.

Vereinbarungszeiträume:in der großen Gruppe besprechen

Ergänzende Eigenschaften:

• Mehrwertsteuersatz
• DBIS-ID
• EZB-Anker

Ressourcentyp (z.B. Faktendatenbank usw.) soll in dem Feld content type erfasst werden, was im nächsten Release zur Verfügung steht.

• diese sollten mittels Manuellem Mapping nach Laser kommen (weiteres muss man erst abwarten)

Des Weiteren wurde angemerkt, ob es denn nicht sinnvoll wäre, Angaben wie Bezahlen einer Hosting-Fee o.Ä. auch schon im Namen der Vereinbarung anzugeben

• solche Informationen würde man eher entweder in der Beschreibung (durchsuchbar) hinzufügen oder eventuell sogar als "Ergänzende Eigenschaft" anlegen.

Im Austausch mit der GOKb scheint die Entwicklung dahin zu gehen, dass die Aufnahme von Datenbanken nicht sinnvoll erscheint, solange es sich nicht um Aggregator-Datenbanken für Zeitschriften oder E-Books handelt. Insofern ist z.B. für Bibliografische Datenbanken eine Verknüpfung zur GOKb nicht notwendig/möglich. 

Anlegen von Vereinbarungen für eBook-Pakete

Um eine neue Vereinbarung anzulegen, in der eManagement-App oben rechts auf “Neu” klicken.

Folgende Felder werden der Reihe nach belegt:

Name:

• <Anbieter> [eBook-Paket], z.B. Beltz [eBook-Paket], Scholars [eBook-Paket]
• <Anbieter> <Fachbezeichnung> [eBook-Paket], z.B. Springer Geisteswissenschaften [eBook-Paket], Scholars Psychologie [eBook-Paket]

**Beschreibung (fakultativ):**

• fachlicher und formaler Inhalt der Vereinbarung (z.B. aus DBIS), evtl. Produktsigel, Beginn der Lizenzierung... Beispiel: eBooks des Verlags Springer zur Technik und Informatik ab EJ 2005 ff.

**Status:**

• Status auf "Aktiv" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.AgreementStatus).

**Verlängerungspriorität:**

• Auf "for_review" setzen, wenn jährlich neu über den Kauf entschieden wird. Ist die Kündigung entschieden, auf "definitely_cancel" setzen, wenn auf jeden Fall verlängert wird, auf "definitely_renew" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.RenewalPriority).

**Dauerhafter Zugriff:**

• Auf "Yes" setzen, wenn dauerhafter Zugriff auf die lizenzierten eBooks besteht. Auf "No", wenn der Zugriff mit der Abbestellung erlischt (z.B. bei einer Lizenz).

**Alternativer Name (fakultativ):**

• hier kann man alternative Namen eintragen, sofern sie geläufig sind, z.B. das Produktsigel, wenn es für alle Vereinbarungskomponenten innerhalb der Vereinbarung identisch ist.

**Vereinbarungszeitraum:**

• Startdatum: Datum des ersten Zugriffs eintragen. Das Startdatum ist das Datum, ab dem die lizenzierten eBooks freigeschaltet sind. (Hinweis: Wenn z.B. im Kalenderjahr 2023 E-Book-Jahrespakete ab dem Jahr 2018 bestellt/gekauft werden, dann liegt das Startdatum in 2023 (und nicht schon 2018))
• Enddatum: grundsätzlich leer lassen.

Ergänzende Eigenschaften (fakultativ):**

• Ergänzende Eigenschaften können selbst definiert und bei Bedarf der Vereinbarung hinzugefügt werden (s. Kapitel “Konfigurationen”).
• Nach ergänzenden Eigenschaften kann gefiltert werden (denkbar wären z.B. “Bewertung des Angebots”, “SFX-Target”, “Verarbeitungs-Tier”).

Interne Kontakte (fakultativ):

• z.B. Bearbeiter-Team mit Funktionsmailadresse eintragen. Dieses muss zuvor in der Personen-App angelegt werden (z.B. ERM-Team, konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: InternalContact.Role).

**Vereinbarungskomponenten:**

Eine Vereinbarungskomponente ist einer Vereinbarung hierarchisch untergeordnet (z.B. ein Jahrespaket: “Beltz Soziale Arbeit und Sozialpädagogik 2023”).

Achtung: Bevor erstmalig eine Vereinbarungskomponente angelegt wird, muss die Vereinbarung mit "Speichern" abgespeichert werden.

Fall 1: Vereinbarungskomponente ist in der GOKb => sie kann mit der Vereinbarung “verknüpft” werden.

• Auf "Lokale KB-Suche" klicken, bei "Externe Datenquelle" die GOKb auswählen. Nach dem Paket suchen, mit dem die Vereinbarungskomponente verknüpft werden soll.
• Beispiel: Mit der Suche “Springer 2024” werden alle Springer-Pakete aus 2024 gefunden. Mit “Springer Computer Science” findet man alle Computer-Science-Pakete von Springer unabhängig vom Erscheinungsjahr.

• Das passende Fachpaket in der Trefferliste auswählen und auf den Button "Paket hinzufügen" klicken. Hinweis: In der Merkliste dürfen mehrere Pakete gleichzeitig sein.
• Mit "x Elemente anzeigen" (oben rechts) wird die Merkliste geöffnet. Hier hakt man die Pakete, die einer Vereinbarung hinzugefügt werden sollen, an, wählt dann unter den vorhandenen Vereinbarungen die neu angelegte Vereinbarung aus und klickt dann auf "zu ausgewählter Vereinbarung hinzufügen". (Alternativ können neue Vereinbarungskomponenten über die jeweilige Vereinbarung angelegt und von dort aus verknüpft werden (Akkordeon “Vereinbarungskomponenten” > “Aktionen” > “Neue Vereinbarungskomponente”).
• Nun werden alle neu hinzugefügten Vereinbarungskomponenten aufgelistet.
• Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).

Fall 2: Vereinbarungskomponente ist nicht in der GOKb => sie wird vorläufig “unverknüpft” angelegt

• Falls ein Fachpaket (noch) nicht in der GOKb ist, kann es vorläufig händisch angelegt werden.
• Dazu in der Vereinbarung das Akkordeon "Vereinbarungskomponenten" öffnen, auf "Aktionen" klicken und "+ Neue Vereinbarungskomponente" auswählen

• In das Feld Beschreibung den Namen des Pakets eintragen (z.B. "Kohlhammer Krankenhaus 2023").
• Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).
• Anschließend auf Speichern und Schließen klicken.
• Hinweis: Unverknüpft aufgenommene Vereinbarungskomponenten sollten in verknüpfte Vereinbarungskomponenten umgewandelt werden, sobald das Paket in der GOKb aufgenommen ist. Dazu wird das Paket auf die Merkliste gesetzt. Für diese Nacharbeit findet man alle aktuell unverknüpften Vereinbarungskomponenten wie folgt: Bei der "Vereinbarungssuche" auf "Vereinbarungskomponenten" klicken und als Vereinbarungskomponententyp "unverknüpft" auswählen. Dann wählt man die zu verknüpfende Vereinbarungskomponente aus und klickt auf "Aktionen" und "Bearbeiten". Im folgenden Bildschirm verknüpft man über "Verknüpfe ausgewählte E-Ressource" die Vereinbarungskomponente aus der Merkliste mit der vorliegenden Vereinbarungskomponente. Das Feld Beschreibung kann gelöscht werden. Anschließend speichern.

**Lizenzvertrag hinzufügen:**

• In der Vereinbarung bei “Alle Lizenzverträge” den Button "Lizenzvertrag verknüpfen" anklicken. In der Liste der angelegten Lizenzverträge sucht man nun alle Lizenzverträge heraus, die zur Vereinbarung gehören. Ältere Lizenzverträge werden verknüpft und auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt. Der aktuell gültige Lizenzvertrag wird verknüpft und auf den Status "Aktiv wirkend" gesetzt (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: LicenseAmendmentStatus.Status).

**Externer Lizenzvertrag (fakultativ):**

• hier können externe Lizenzverträge hochgeladen werden

**Organisationen:**

• In der Vereinbarung bei “Organisationen” den Button "Organisation verknüpfen" anklicken.
• Alle zugehörigen Organisationen verknüpfen: z.B. Verlag, Konsortium, Lieferant, Plattform. Es kann eine Organisation als primäre Organisation definiert werden (Button "Als primäre Organisation festlegen").
• "Rolle" der Organisation auswählen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreementOrg.Role). Nach der Rolle kann in Folio gefiltert werden.

**Ergänzende Dokumente (fakultativ):**

• hier können ergänzende Dokumente wie z.B. E-Mails mit dem Anbieter, Titellisten etc. hochgeladen und einer Kategorie zugeordnet werden (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: DocumentAttachment.AtType).

**Nutzungsdatenquelle (fakultativ):**

• hier kann eine Verknüpfung zu einer Nutzungsdatenquelle aus der eUsage-App hergestellt werden
• Ist eine Nutzungsdatenquelle verknüpft, erscheint in der Übersicht der Abschnitt “Nutzungsstatistiken”

**Zugehörige Vereinbarungen (fakultativ):**

• hier kann eine Verknüpfung zu einer anderen Vereinbarung hergestellt werden (z.B. Verknüpfung zwischen der Vereinbarung für das EBS-Modell und der Vereinbarung für die final ausgewählten Titel)
• Dafür auf “Vereinbarung verknüpfen” klicken und die zu verknüpfende Vereinbarung anklicken
• Bei “Beziehung der verknüpften Vereinbarung zu der Vereinbarung, die bearbeitet wird” eine geeignete Beziehung auswählen (z.B. “wird ersetzt von”, konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: AgreementRelationship.Type) und ggfs. eine Bemerkung hinzufügen

**Speichern** und **Schließen** Nach dem Schließen können in der Übersicht der Vereinbarung noch Tags und Anmerkungen hinzugefügt werden. **Tags (fakultativ):**

• hier kann die Vereinbarung getaggt werden z.B. für eine Fachzuordnung
• X” kann dieser wieder von der Vereinbarung gelöst werden)
• Durch Tippen in das Auswahlfeld und anschließendem Klicken auf “Add tag for: …" kann ein neuer Tag erstellt und verknüpft werden
• Hinweis: Tags sind app-übergreifend, Tags können im Dashboard ausgewertet und nach Tags kann gefiltert werden

**Anmerkungen (fakultativ):**

• Nach dem Speichern kann in der Übersicht der Vereinbarung unter “Anmerkungen” eine oder mehrere Anmerkung(en) angelegt oder verknüpft werden.
• Mit Klick auf Neu kann hier eine neue Anmerkung erstellt werden. Anmerkungstypen legt man zuvor in den Einstellungen unter “Notizen” selbst an. Denkbar wären Anmerkungstypen wie "Hinweise für den Katalog", "Hinweise für die Benutzung", "Hinweise für ERM-Mitarbeiter" und “Hinweise zur Nutzungsstatistik".

Anlegen von Vereinbarungen für EBS-Pakete

Um eine neue Vereinbarung anzulegen, in der eManagement-App oben rechts auf “Neu” klicken.

Folgende Felder werden der Reihe nach belegt:

Name:

• <Anbieter> [EBS], z.B. Wiley [EBS]
• <Anbieter> [EBS] <Jahr der Laufzeit>, z.B. Springer [EBS] 2023

 **Beschreibung (fakultativ):**

• fachlicher und formaler Inhalt der Vereinbarung (z.B. aus DBIS), evtl. Produktsigel, Beginn der Lizenzierung... Beispiel: EBS-Projekt beim Verlag Wiley, enthalten sind die Copyright-Jahre 2020-2023

**Status: **

• Status auf "Aktiv" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.AgreementStatus).

**Verlängerungspriorität:**

• Auf "for_review" setzen, wenn jährlich neu über den Kauf entschieden wird. Ist die Kündigung entschieden, auf "definitely_cancel" setzen, wenn auf jeden Fall verlängert wird, auf "definitely_renew" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.RenewalPriority).

**Dauerhafter Zugriff:**

• Auf "No" setzen.

**Alternativer Name (fakultativ):**

• hier kann man alternative Namen eintragen, sofern sie geläufig sind, z.B. das Produktsigel

**Vereinbarungszeitraum:**

• Startdatum: Das Startdatum ist das Datum, an dem die EBS-Lizenz beginnt.
• Enddatum: Das Enddatum ist das Datum, an dem die Lizenz endet.

**Ergänzende Eigenschaften (fakultativ):**

• Ergänzende Eigenschaften können selbst definiert und bei Bedarf der Vereinbarung hinzugefügt werden (s. Kapitel “Konfigurationen”).
• Nach ergänzenden Eigenschaften kann gefiltert werden (denkbar wären z.B. “Bewertung des Angebots”, “SFX-Target”, “Verarbeitungs-Tier”).

Interne Kontakte (fakultativ):

• z.B. Bearbeiter-Team mit Funktionsmailadresse eintragen. Dieses muss zuvor in der Personen-App angelegt werden (z.B. ERM-Team, konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: InternalContact.Role).

**Vereinbarungskomponenten:**
**Achtung: **Bevor erstmalig eine Vereinbarungskomponente angelegt wird, muss die Vereinbarung mit "Speichern" abgespeichert werden. 

Fall 1: Vereinbarungskomponente ist in der GOKb => sie kann mit der Vereinbarung “verknüpft” werden.

• Auf "Lokale KB-Suche" klicken, bei "Externe Datenquelle" die GOKb auswählen. Nach dem Paket suchen, mit dem die Vereinbarungskomponente verknüpft werden soll:

• Das passende Fachpaket in der Trefferliste auswählen und auf den Button "Paket hinzufügen" klicken. Hinweis: Es können auch mehrere Pakete gleichzeitig in der Merkliste sein.
• Unter "x Elemente anzeigen" (oben rechts) werden alle Fachpakete auf der Merkliste aufgelistet. Pakete, die der Vereinbarung hinzugefügt werden sollen, anhaken, unter den vorhandenen Vereinbarungen die neu angelegte Vereinbarung auswählen und auf "zu ausgewählter Vereinbarung hinzufügen" klicken. Alternativ können neue Vereinbarungskomponenten über die jeweilige Vereinbarung angelegt und von dort aus verknüpft werden (Akkordeon “Vereinbarungskomponenten” > “Aktionen” > “Neue Vereinbarungskomponente”).
• Nun werden alle neu hinzugefügten Vereinbarungskomponenten aufgelistet. Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).

 

Fall 2: Vereinbarungskomponenten ist nicht in der GOKb => sie wird vorläufig “unverknüpft” angelegt

• Falls ein Paket (noch) nicht in der GOKb ist, kann es auch händisch angelegt werden.
• Dazu in der Vereinbarung das Akkordeon "Vereinbarungskomponenten" öffnen, auf "Aktionen" klicken und "+ Neue Vereinbarungskomponente" auswählen

• In das Feld Beschreibung den Namen des Pakets eintragen (z.B. "Springer [EBS] 2023").
• Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).
• Anschließend auf Speichern und Schließen klicken.
• Hinweis: Unverknüpft aufgenommenen Vereinbarungskomponenten sollten in verknüpfte Vereinbarungskomponenten umgewandelt werden, sobald das Paket in der GOKb aufgenommen ist. Dazu wird das Paket auf die Merkliste gesetzt. Bei der "Vereinbarungssuche" auf "Vereinbarungskomponenten" klicken und als Vereinbarungskomponententyp "unverknüpft" auswählen. Damit erhält man eine Auflistung aller aktuell unverknüpften Vereinbarungs-komponenten. Die zu verknüpfende Vereinbarungskomponente auswählen und auf "Aktionen" und "Bearbeiten" klicken. Im folgenden Bildschirm kann man über "Verknüpfe ausgewählte E-Ressource" die Vereinbarungskomponente aus der Merkliste mit der vorliegenden Vereinbarungskomponente verknüpfen. Das Feld Beschreibung kann dann gelöscht werden. Anschließend Speichern.

**Lizenzvertrag hinzufügen:**

• In der Vereinbarung bei “Alle Lizenzverträge” den Button "Lizenzvertrag verknüpfen" anklicken. In der Liste der angelegten Lizenzverträge sucht man nun alle Lizenzverträge heraus, die zur Vereinbarung gehören. Ältere Lizenzverträge werden verknüpft und auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt. Der aktuell gültige Lizenzvertrag wird verknüpft und auf den Status "Aktiv wirkend" gesetzt (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: LicenseAmendmentStatus.Status).

**Externer Lizenzvertrag (fakultativ):**

• hier können externe Lizenzverträge hochgeladen werden

**Organisationen:**

• In der Vereinbarung bei “Organisationen” den Button "Organisation verknüpfen" anklicken.
• Alle zugehörigen Organisationen verknüpfen: z.B. Verlag, Konsortium, Lieferant, Plattform. Es kann eine Organisation als primäre Organisation definiert werden (Button "Als primäre Organisation festlegen").
• "Rolle" der Organisation auswählen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreementOrg.Role). Nach der Rolle kann in Folio gefiltert werden.

**Ergänzende Dokumente (fakultativ):**

• hier können ergänzende Dokumente wie z.B. E-Mails mit dem Anbieter, Titellisten etc. hochgeladen und einer Kategorie zugeordnet werden (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: DocumentAttachment.AtType).

**Nutzungsdatenquelle (fakultativ):**

• hier kann eine Verknüpfung zu einer Nutzungsdatenquelle aus der eUsage-App hergestellt werden
• Ist eine Nutzungsdatenquelle verknüpft, erscheint in der Übersicht der Abschnitt “Nutzungsstatistiken”

**Zugehörige Vereinbarungen (fakultativ):**

• hier kann eine Verknüpfung zu einer anderen Vereinbarung hergestellt werden (z.B. Verknüpfung zwischen der Vereinbarung für das EBS-Modell und der Vereinbarung für die final ausgewählten Titel)
• Dafür auf “Vereinbarung verknüpfen” klicken und die zu verknüpfende Vereinbarung anklicken
• Bei “Beziehung der verknüpften Vereinbarung zu der Vereinbarung, die bearbeitet wird” eine geeignete Beziehung auswählen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: AgreementRelationship.Type) und ggfs. eine Bemerkung hinzufügen

**Speichern** und **Schließen** Nach dem Schließen können in der Übersicht der Vereinbarung noch Tags und Anmerkungen hinzugefügt werden. **Tags (fakultativ):**

• hier kann die Vereinbarung getaggt werden z.B. für eine Fachzuordnung
• Durch Klicken auf einen bestehenden Tag wird dieser hinzugefügt (mit dem “X” kann dieser wieder von der Vereinbarung gelöst werden)
• Durch Tippen in das Auswahlfeld und anschließendem Klicken auf “Add tag for: …" kann ein neuer Tag erstellt und verknüpft werden
• Hinweis: Tags sind app-übergreifend, Tags können im Dashboard ausgewertet und nach Tags kann gefiltert werden

**Anmerkungen (fakultativ):**

• Nach dem Speichern kann in der Übersicht der Vereinbarung unter “Anmerkungen” eine oder mehrere Anmerkung(en) angelegt oder verknüpft werden.
• Mit Klick auf Neu kann hier eine neue Anmerkung erstellt werden. Anmerkungstypen legt man zuvor in den Einstellungen unter “Notizen” selbst an. Denkbar wären Anmerkungstypen wie "Hinweise für den Katalog", "Hinweise für die Benutzung", "Hinweise für ERM-Mitarbeiter" und “Hinweise zur Nutzungsstatistik".

**Wie bilde ich ein abgeschlossenes EBS-Projekt im eManagement ab?**

Variante 1: Zwei miteinander verknüpfte Vereinbarungen

• Für die ausgewählten Titel wird eine eigene Vereinbarung angelegt. Diese bekommt den Zusatz “[EBS final]”.
• Diese Vereinbarung enthält nur die Titel, die dauerhaft erworben wurden. Hierfür muss in der GOKb ein lokales Paket angelegt werden.
• Zwischen den beiden Vereinbarungen wird eine Verknüpfung hergestellt (s. “Zugehörige Vereinbarung”). Als “Beziehung der verknüpften Vereinbarung zu der Vereinbarung, die bearbeitet wird” wird eine geeignete Beziehung (diese können in den Einstellungen selbst angelegt werden) ausgewählt.
• Der Status der Vereinbarung, die die nicht gekauften Titel enthält, wird auf “abgeschlossen” gesetzt.

Variante 2: Innerhalb einer Vereinbarung (geht nicht bei global genutzten Paketen)

• Die ausgewählten Titel finden sich bei “Unter diese Vereinbarung fallende E-Ressourcen" als “laufend”, die nicht erworbenen Titel bei “weggefallen”.
• Dafür wird in der GOKb bei den nicht erworbenen Titeln im Reiter “Zugriff” ein “Zugriffsende” eingetragen.
• “Dauerhaften Zugriff” auf “Yes” setzen.
• Bei “Vereinbarungszeitraum” wird das Enddatum gelöscht.

Anlegen von Vereinbarungen für einzeln erworbene E-Books

Um eine neue Vereinbarung anzulegen, in der eManagement-App oben rechts auf “Neu” klicken.

Folgende Felder werden der Reihe nach belegt:

Name:

• <Anbieter> [eBooks], z.B. De Gruyter [eBooks]

**Beschreibung (fakultativ):**

• evtl. Produktsigel, Beginn der Lizenzierung... Beispiel: eBooks des Verlags De Gruyter ab EJ 2010 ff.

**Status: **

• Status auf "Aktiv" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.AgreementStatus).

**Verlängerungspriorität:**

• Auf "for_review" setzen, wenn jährlich neu über den Kauf entschieden wird. Ist die Kündigung entschieden, auf "definitely_cancel" setzen, wenn auf jeden Fall verlängert wird, auf "definitely_renew" setzen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreement.RenewalPriority).

**Dauerhafter Zugriff:**

• Auf "Yes" setzen, wenn dauerhafter Zugriff auf die lizenzierten eBooks besteht. Auf "No", wenn der Zugriff mit der Abbestellung erlischt (z.B. bei einer Lizenz).

**Alternativer Name (fakultativ):**

• hier kann man alternative Namen eintragen, sofern sie geläufig sind, z.B. das Produktsigel, wenn es für alle Vereinbarungskomponenten innerhalb der Vereinbarung identisch ist.

**Vereinbarungszeitraum:**

• Startdatum: Datum des ersten Zugriffs eintragen. Das Startdatum ist das Datum, ab dem die lizenzierten eBooks freigeschaltet sind. (Hinweis: Wenn z.B. im Kalenderjahr 2023 eBooks ab dem Jahr 2018 bestellt/gekauft werden, dann liegt das Startdatum in 2023 (und nicht schon 2018))
• Enddatum: grundsätzlich leer lassen.

**Ergänzende Eigenschaften (fakultativ):**

• Ergänzende Eigenschaften können selbst definiert und bei Bedarf der Vereinbarung hinzugefügt werden (s. Kapitel “Konfigurationen”).
• Nach ergänzenden Eigenschaften kann gefiltert werden (denkbar wären z.B. “Bewertung des Angebots”, “SFX-Target”, “Verarbeitungs-Tier”).

Interne Kontakte (fakultativ):

• z.B. Bearbeiter-Team mit Funktionsmailadresse eintragen. Dieses muss zuvor in der Personen-App angelegt werden (z.B. ERM-Team, konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: InternalContact.Role).

**Vereinbarungskomponenten:**

Achtung: Bevor erstmalig eine Vereinbarungskomponente angelegt wird, muss die Vereinbarung mit "Speichern" abgespeichert werden.

 

Fall 1: Vereinbarungskomponente ist in der GOKb => sie kann mit der Vereinbarung “verknüpft” werden.

• Auf "Lokale KB-Suche" klicken, bei "Externe Datenquelle" die GOKb auswählen. Nach dem Titel suchen, mit dem die Vereinbarungskomponente verknüpft werden soll.
• Den passenden Titel in der Trefferliste auswählen und bei “Optionen für den Erwerb dieser E-Ressource" auf den Button "Titel hinzufügen" klicken. Hinweis: In der Merkliste dürfen mehrere Titel gleichzeitig sein.
• Mit "x Elemente anzeigen" (oben rechts) wird die Merkliste geöffnet. Hier hakt man den/die Titel, der/die einer Vereinbarung hinzugefügt werden sollen, an, wählt dann unter den vorhandenen Vereinbarungen die neu angelegte Vereinbarung aus und klickt dann auf "zu ausgewählter Vereinbarung hinzufügen". (Alternativ können neue Vereinbarungskomponenten über die jeweilige Vereinbarung angelegt und von dort aus verknüpft werden (Akkordeon “Vereinbarungskomponenten” > “Aktionen” > “Neue Vereinbarungskomponente”).
• Bei “Bemerkungen” können zusätzliche Informationen festgehalten werden (z.B. die Anzahl der parallelen Zugriffe (1-User, 3-User, Unlimited Access).
• Nun werden alle neu hinzugefügten Vereinbarungskomponenten aufgelistet.
• Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).

 

Fall 2: Vereinbarungskomponente ist nicht in der GOKb => sie wird vorläufig “unverknüpft” angelegt

• Falls ein Titel (noch) nicht in der GOKb ist, kann es vorläufig händisch angelegt werden.
• Dazu in der Vereinbarung das Akkordeon "Vereinbarungskomponenten" öffnen, auf "Aktionen" klicken und "+ Neue Vereinbarungskomponente" auswählen
• In das Feld Beschreibung den Namen des Autors, Titel und die ISBN eintragen (z.B. "Frenken, Koen: Applied evolutionary economics and economic geography (ISBN: 9781847205391)").
• Bei “Bemerkungen” können zusätzliche Informationen festgehalten werden (z.B. die Anzahl der parallelen Zugriffe (1-User, 3-User, Unlimited Access)).
• Im Feld "Aktiv ab" kann ein Datum eingetragen werden (z.B. Inventarisierungsdatum, Datum der Freischaltung der Komponente).
• Anschließend auf Speichern und Schließen klicken.
• Hinweis: Unverknüpft aufgenommene Vereinbarungskomponenten sollten in verknüpfte Vereinbarungskomponenten umgewandelt werden, sobald der Titel in der GOKb aufgenommen ist. Dazu wird der Titel auf die Merkliste gesetzt. Für diese Nacharbeit findet man alle aktuell unverknüpften Vereinbarungskomponenten wie folgt: Bei der "Vereinbarungssuche" auf "Vereinbarungskomponenten" klicken und als Vereinbarungskomponententyp "unverknüpft" auswählen. Dann wählt man die zu verknüpfende Vereinbarungskomponente aus und klickt auf "Aktionen" und "Bearbeiten". Im folgenden Bildschirm verknüpft man über "Verknüpfe ausgewählte E-Ressource" die Vereinbarungskomponente aus der Merkliste mit der vorliegenden Vereinbarungskomponente. Das Feld Beschreibung kann gelöscht werden. Anschließend speichern.

**Lizenzvertrag hinzufügen:**

• In der Vereinbarung bei “Alle Lizenzverträge” den Button "Lizenzvertrag verknüpfen" anklicken. In der Liste der angelegten Lizenzverträge sucht man nun alle Lizenzverträge heraus, die zur Vereinbarung gehören. Ältere Lizenzverträge werden verknüpft und auf den Status "Abgeschlossen" gesetzt. Der aktuell gültige Lizenzvertrag wird verknüpft und auf den Status "Aktiv wirkend" gesetzt (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: LicenseAmendmentStatus.Status).

**Externer Lizenzvertrag (fakultativ):**

• hier können externe Lizenzverträge hochgeladen werden

**Organisationen:**

• In der Vereinbarung bei “Organisationen” den Button "Organisation verknüpfen" anklicken.
• Alle zugehörigen Organisationen verknüpfen: z.B. Verlag, Konsortium, Lieferant, Plattform. Es kann eine Organisation als primäre Organisation definiert werden (Button "Als primäre Organisation festlegen").
• "Rolle" der Organisation auswählen (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: SubscriptionAgreementOrg.Role). Nach der Rolle kann in Folio gefiltert werden.

**Ergänzende Dokumente (fakultativ):**

• hier können ergänzende Dokumente wie z.B. E-Mails mit dem Anbieter, Titellisten etc. hochgeladen und einer Kategorie zugeordnet werden (konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: DocumentAttachment.AtType).

**Nutzungsdatenquelle (fakultativ):**

• hier kann eine Verknüpfung zu einer Nutzungsdatenquelle aus der eUsage-App hergestellt werden
• Ist eine Nutzungsdatenquelle verknüpft, erscheint in der Übersicht der Abschnitt “Nutzungsstatistiken”

**Zugehörige Vereinbarungen (fakultativ):**

• Hier kann eine Verknüpfung zu einer anderen Vereinbarung hergestellt werden.
• Dafür auf “Vereinbarung verknüpfen” klicken und die zu verknüpfende Vereinbarung anklicken
• Bei “Beziehung der verknüpften Vereinbarung zu der Vereinbarung, die bearbeitet wird” eine geeignete Beziehung auswählen (z.B. “wird ersetzt von”, konfigurierbar in den Einstellungen > eManagement > Auswahllisten: AgreementRelationship.Type) und ggfs. eine Bemerkung hinzufügen

**Speichern** und **Schließen** Nach dem Schließen können in der Übersicht der Vereinbarung noch Tags und Anmerkungen hinzugefügt werden. **Tags (fakultativ):**

• hier kann die Vereinbarung getaggt werden z.B. für eine Fachzuordnung
• Durch Klicken auf einen bestehenden Tag wird dieser hinzugefügt (mit dem “X” kann dieser wieder von der Vereinbarung gelöst werden)
• Durch Tippen in das Auswahlfeld und anschließendem Klicken auf “Add tag for: …" kann ein neuer Tag erstellt und verknüpft werden
• Hinweis: Tags sind app-übergreifend, Tags können im Dashboard ausgewertet und nach Tags kann gefiltert werden

**Anmerkungen (fakultativ):**

• Nach dem Speichern kann in der Übersicht der Vereinbarung unter “Anmerkungen” eine oder mehrere Anmerkung(en) angelegt oder verknüpft werden.
• Mit Klick auf Neu kann hier eine neue Anmerkung erstellt werden. Anmerkungstypen legt man zuvor in den Einstellungen unter “Notizen” selbst an. Denkbar wären Anmerkungstypen wie "Hinweise für den Katalog", "Hinweise für die Benutzung", "Hinweise für ERM-Mitarbeiter" und “Hinweise zur Nutzungsstatistik".

Anlegen von Vereinbarungen für Pick-and-Choose-Pakete

s. Anleitung zu Ebook-Paketen

Name:

• <Anbieter> [P&C], z.B. Taylor & Francis [P&C]
• <Anbieter> <Jahr> [P&C], z.B. Nomos 2023 [P&C]

Anlegen von Vereinbarungen für DDA-Projekte

s. Anleitung zu EBS-Projekten

Unterschiede in der Bearbeitung:

Name:

• <Anbieter> [DDA], z.B. EBSCO [DDA]

 **Wie bilde ich Titel ab, die über das DDA-Projekt erworben wurden?**

Variante 1: Zwei miteinander verknüpfte Vereinbarungen

• Für die erworbenen Titel wird eine eigene Vereinbarung angelegt. Diese bekommt den Zusatz “[DDA Kauf]”.
• Diese Vereinbarung enthält nur die Titel, die erworben wurden. Die Titel werden einzeln als Vereinbarungskomponenten hinzugefügt.
• Zwischen den beiden Vereinbarungen wird eine Verknüpfung hergestellt (s. “Zugehörige Vereinbarung”). Als “Beziehung der verknüpften Vereinbarung zu der Vereinbarung, die bearbeitet wird” wird eine geeignete Beziehung (diese können in den Einstellungen selbst angelegt werden) ausgewählt.

Variante 2: Innerhalb einer Vereinbarung (geht nicht bei global genutzten Paketen)

• Die aktuell im DDA-Pool enthaltenen sowie die erworbenen Titel finden sich bei “Unter diese Vereinbarung fallende E-Ressourcen" als “laufend”, die nicht erworbenen und aus dem DDA-Pool gelöschten Titel bei “weggefallen”.
• In der GOKb erhält jeder Titel von vornherein ein Zugriffsende, welches beim Kauf eines Titels gelöscht wird.
• “Dauerhaften Zugriff” auf “Yes” setzen.
• Bei “Vereinbarungszeitraum” wird das Enddatum gelöscht.

Konfigurationen

Ergänzende Eigenschaften

• Die Erstellung einer ergänzenden Eigenschaft erfolgt in der Einstellungen-App. Unter eManagement > Ergänzende Eigenschaften > Neu kann eine neue Eigenschaft definiert werden:
  • “Typ”: Dezimalzahl (Kommazahlen), Integer (ganze Zahlen), Text, Datum und Auswahlliste (mit und ohne Mehrfachauswahl)
  • “Anzeigename”: Name der Eigenschaft in der Benutzeroberfläche
  • “Name”: Maschinenlesbarer Name (nur Buchstaben, keine Leerzeichen)
  • “Beschreibung”: Die Beschreibung wird innerhalb der Vereinbarung bei der ergänzenden Eigenschaft als Erläuterung angezeigt (Klick auf das kleine “i”)
  • “Kategorie”: Ergänzende Eigenschaften können einer Kategorie zugewiesen werden. Jede Kategorie erhält in der Vereinbarung ein eigenes Akkordeon. Eine existierende Kategorie wird mit einem Klick auf das + hinzugefügt, eine neue Kategorie kann durch Eintippen und Klicken auf “Kategorie … hinzufügen” erstellt und hinzugefügt werden.
  • “Gewichtung der Reihenfolge”: Hier kann die Position der Ergänzenden Eigenschaft festgelegt werden (je niedriger die Zahl desto höher die Gewichtung (negative Zahlen möglich))
  • “Primär”: Primäre Eigenschaften (= Ja) werden beim Bearbeiten der Vereinbarung immer angezeigt, nicht-primäre Eigenschaften (= Nein, “Optionale Eigenschaften”) können in der Vereinbarung über “Eigenschaft hinzufügen” hinzugefügt werden
  • “Veraltet”: Ergänzende Eigenschaften, die nicht mehr benötigt aber in bestehenden Vereinbarungen belegt sind, können als veraltet markiert werden (= Ja).
  • “Standardmäßige Sichtbarkeit”: hier wird standardmäßig “intern” ausgewählt
• für den Typ “Auswahlliste” muss zuerst eine Auswahlliste und Auswahllistenwerte definiert werden
  • Unter eManagement > Auswahllisten > Neu wird zunächst eine Auswahlliste erstellt, in dem man der Auswahlliste einen Namen gibt.
  • Unter Auswahllistenwerte wird die erstellte Auswahlliste ausgewählt und über den Button “Neu” können neue Werte vergeben werden. Hierfür wird ein “Anzeigename” vergeben, der “Wert” wird daraus automatisch generiert.
• Beispiel für eine ergänzende Eigenschaft mit Auswahlliste: