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GOKb

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Einspielung in die GOKb #

Offizielle Dokumentation der GOKB 

Deutsches WIKI 

Workflow des Anwenders TUB HH oder hier: https://info.gbv.de/display/FOLIOGBVEXTERN/TUB+HH+%5BGOKB%5D+-+Allgemeiner+TUB-Workflow (erst nach Autologin zugänglich) 

Anleitung des hbz: https://service-wiki.hbz-nrw.de/display/GOKB/Anlegen+und+Pflege+von+Paketen#AnlegenundPflegevonPaketen-AnlegeneinesPakets 

Mailinglisten der GOKB: gokb-updates, gokb-community 

Slack-Channel: #GOKB-community 

Bayerische Links  #

Wichtigste Datei: Erfassung aller (primär) für Kuratoren wichtigen Aspekte der Erstellung und Pflege von Paketen des jeweiligen Anbieters der Plattform: Übersicht über KBART-Lieferanten mit Infos zu KBART-Qualität, Downloadmöglichkeiten etc. 

Anleitung #

Erstellung von KBART-Dateien (Stand: 10.03.2025)  #

Hilfestellungen für die Konvertierung von KBART-Dateien 

Fehlermeldungen während des Import-Prozesse (Stand: 27.11.2023) 

 Paketerstellung in der GOKB #

Anlegen eines neuen Ebook-Pakets oder eines EBS-Pakets  #

Voraussetzung: eine bereits mit dem KBART-Validator der GOKB geprüfte und fehlerfreie KBART-Titelliste des Pakets muss vorliegen. Mehr dazu hier. 

 1. Bildschirm "Allgemein" 

  • Gemäß GOKB ist der “Anbieter” der Betreiber der Plattform, auf der die Ebook-Pakete angeboten werden. Der Anbietername muss mit Doppelpunkt vorausgestellt werden, wenn er aus dem Paketnamen nicht hervorgeht. Nicht so, wenn der Anbietername aus dem Paketnamen hervorgeht, z.B.: "Springer Nature Engineering 2023". 
  • Immer nur die Kurzform des Anbieternamens hier eintragen: utb, Beltz ... (nicht utb GmbH, C.H.Beck), so wie sie über die “Anbieter”-Suche der GOKB gefunden werden kann. 
  • Beispiel für globales Fachpaket: "Preselect.media: Lambertus Pädagogik, Kinder-, Jugend- und Familienhilfe 2022", Springer Behavioral Science eBooks 2005 English/International 
  • Beispiel für globales EBS-Paket: Narr: EBS  
  • URL zur Beschreibung des Paketsnur eintragen, wenn eseinLink zu einerinhaltlichenBeschreibung des Paketsist, also dieses Feld zumeist leer lassen. 
  • Im Feld
    • Anbieter erste Buchstaben des Anbieternamens eingeben, es öffnet sich eine Vorauswahl, aus der man die Kurzform des Anbieters auswählt  
  • z.B. "Preselect.media" 
  • der Anbieter ist gemäß GOKB immer der Plattformbetreiber. (Hat z.B. Springer Titel fremder Verlage auf seiner Plattform, sind nicht die Verlage die Anbieter, sondern Springer). 
  • Im Feld
    • Plattform erste Buchstaben des Plattformnamens eingeben, es öffnet sich eine Vorauswahl, aus der man wählt  
  • z.B. "Content Select" 

Ein Klick auf Weiter wechselt zu ...  

2. Bildschirm "Paketeigenschaften" 

Pakettyp wählen  

  • “Archivpaket (Backfile)”: in diesem Paket sind nur Titel enthalten, die bereits erschienen sind und keine Änderung des Paketinhalts mehr stattfinden.  
  • “Laufendes Paket (Frontfile)”: in diesem Paket sind Titel enthalten, die teilweise bereits erschienen sind und teilweise erst noch erscheinen, je nach Anbieter wird das Paket im Laufe des Jahres noch um Titel erweitert.  
  • “Gesamttitelliste (Masterfile)”: in diesem Paket sind alle Titel enthalten, die der Anbieter auf seiner Plattform anbietet. Hier handelt es sich um eine Art “Frontfile” auf den gesamten Bestand des Anbieters. 
  • "Aggregatorpaket"
    • : auf dieser Plattform sind Titel verschiedener Verlage abgelegt. Es handelt sich um ein globales Frontfile einer Aggregatorplattform (z.B. Proquest: Ebooks: 2024) 

Inhaltstyp wählen  

  • "Monographien": es handelt sich um ein reines Ebook-Paket. 
  • “Journals”: es handelt sich um ein reines E-Journal-Paket. 
  • “Datenbank(en)”: es handelt sich ein Paket für Datenbanken. 
  • “Gemischt”: es handelt sich um ein Paket mit verschiedenen Inhaltstypen. 

Gültigkeit wählen  

  • "Global": das Paket wird global einheitlich angeboten. 
  • “Konsortial”: das Paket ist spezifisch für ein Konsortium zugeschnitten 
  • “Regional”: das Paket wird regional angeboten. 
  • “Lokal”: das Paket ist spezifisch für eine Bibliothek zugeschnitten (Im Paketnamen wird die Bib in Klammern angefügt) 
  • “Andere”: das Paket fällt unter keine der o.g. Auswahlmöglichkeiten 
  • “Paketinhalt ist einheitlich”: Anhaken, wenn das Paket für alle lizenzierenden Bibliotheken den gleichen Inhalt hat. 
  • “Einzeltitelauswahl möglich”: Kann aus dem Paket eine Einzeltitelauswahl getroffen werden z. B. auf Basis von Pick and Choose? –> Sollte eigentlich immer angehakt werden (außer es wird vom Verlag nicht anders angebote – eher selten) 
  • “Paket ist unveränderbar”: Bei E-Book-Paketen nur bei Archivpaketen anhaken, nicht bei Frontlisten. Bei E-Journals-Paketen ist der Paketinhalt meist unveränderbar, deshalb anhaken. 

 Identifikator hinzufügen  

  • ISIL wählen und

3. Bildschirm "Titel im Paket" 

Klick auf KBART IMPORT  

Klick auf das Datei-Symbol, im Explorer die entsprechende kbart-Datei öffnen. 

Den Namensraumfür die title_id wählen  

z.B. Preselect (ist keiner vorhanden, kann er bei der GOKB beantragt werden und wird binnen Tagen ergänzt). Je nach Inhalt der title-Id in der KBART-Datei kann die reine DOI oder eISBN gewählt werden. Auch wenn die title-id-Belegung optional ist, raten wir dringend, dieses Feld in der KBART-Datei zu belegen, z.B. auch nachträglich mit der eISBN oder ISBN oder der DOI (z.B. 10.1093/ajae/aaq063), sonst kann der Titel später nicht mehr aktualisiert werden. 

Klick auf Validieren, Klick auf Bestätigen  

 

Wenn möglich: Automatischer Import und Update aktivieren 

Achtung: Zurzeit muss der Paketinhalt manuell importiert werden, nur dann klappt das AutoUpdate 

URL: Manche Anbieter ermöglichen das automatische Update Ihrer KBART-Datei, indem sie diese per Direktlink zur Verfügung stellen (nicht unter einer vorgelagerten Auswahlseite). Dieser Direktlink enthält manchmal ein konkretes Datum, das der Anbieter regelmäßig verändert, wenn er die Datei aktualisiert. Beispiel:  

https://adminportal.springernature.com/metadata/kbart/SpringerNature_Global_SpringerSocialSciencesEbooks2023EnglishInternational_2024-03-01.txt 

Für das AutoUpdate muss der Link umcodiert werden: die Datumsangabe kommt in geschweifte Klammern, das Jahr wird durch Y, der Monat durch M und der Tag durch D ersetzt.  

Eine AutoUpdate-URL sieht daher wie folgt aus:   

                 https://adminportal.springernature.com/metadata/kbart/SpringerNature_Global_SpringerSocialSciencesEbooks2023EnglishInternational_{YYYY-MM-DD}.txt 

Etliche Verlage bieten Direktlinks für KBART-Dateien mit unveränderlichem Namen und ohne Datum an. Sie können ohne Codierung verwendet werden. Beispiele:  

Kohlhammer: https://www.kohlhammer.de/fileadmin/elibrary/KBART/KBART_ZDB-84-KEPS_2023.txt 

Scholars: https://scholars.onixtools.de/hbz/utb_KBART_ZDB-41-UTBO2023-2.txt 

Weitere Beispiele finden sich in der Liste der KBART-Anbieter 

Update-Zyklus: Sie können hier wählen, wie häufig das Paket aktualisiert werden soll: hier soll monatlich angehakt (aufgrund der Datenmenge) 

Namensraum für title_id: Wählen Sie bitte den Namensraum des Identifikators, der sich in der Datei unter der Spalte title_id befindet. 

Haken bei “Aktiviert” setzen  

Wenn sich Updates-Link ändern, merkt man als Bibliothek das nicht, da keine Fehlermeldung erzeugt wird -> Links müssen dann rückwirkend durch Kurator geändert werden. Bisher noch keine automatischen Fehlermeldungen, es wird daran gearbeitet (Stand: Januar 2025) 

 

Klick auf Weiter und im nächsten Bildschirm auf Abschicken, dann wieder Bestätigen 

Die KBART-Datei wird in die GOKB hochgeladen, was eine Zeit dauern kann. Nach erfolgreichem Hochladen noch einmal den Bildschirm "Paketeigenschaften" öffnen. 

Auf Bildschirm 3 "Paketeigenschaften" den Bearbeitungsstatus auf "Bestätigt" (für uns selbst hilfreich, um offene Pakete zu erkennen) und den Listenstatus auf Geprüft setzen (sonst klappt der Import in Folio nicht) 

Anschließend Klick auf "Weiter" und danach auf "Abschicken" und dieser Bildschirm sollte auftauchen: 

    Hier auf "Bestätigen" klicken und dann erst ist das Paket wirklich bestätigt und geprüft. 

    • Wurde ein AutoUpdate-Link eingetragen, muss die korrekte Funktion unbedingt überprüft werden: Klick auf Bildschirm 4 “Titel im Paket”, “Jetzt importieren” im Bereich AutoUpdate anhaken und “Abschicken” und “Bestätigen”. Das AutoUpdate sollte starten.  Nach dem Import auf “Bericht anzeigen” klicken und die strukturierte Detailansicht” studieren. Nur dann lässt sich feststellen, ob das AutoUpdate mit Erfolg verlaufen ist.  

      Anlegen eines lokalen P&C-Pakets oder eines lokalen EBS-Pakets  Voraussetzung: eine bereits mit dem KBART-Validator der GOKB geprüfte und fehlerfreie KBART-Titelliste des Pakets muss vorliegen 

    • Klick auf
      • Paket anlegen, es öffnet sich der ... 

    1. Bildschirm "Allgemein" 

    Name bearbeiten: <Plattformname in Kurzform>: P&C JJJJ/MM (Bibliothekskürzel) 

    • Beispiel für P&C-Kauf: Taylor & Francis: P&C 2024/09 (THWS) 
    • Beispiel finale EBS-Kaufauswahl: “Narr: EBS Kauftitel 2024 (SLUB)” (Name der Bib in Klammern), wenn mehrere im selben Jahr, dann: “Narr: EBS Kauftitel 2024/03 (SLUB)” (finale Käufe im März 2024) 

    Anbieter: immer den Plattformbetreiber eintragen (Hat z.B. Springer Titel fremder Verlage auf seiner Plattform, sind nicht die Verlage die Anbieter, sondern Springer). 

    Plattform: Name der Plattform eintragen (Gibt es Unklarheiten über die genutzte Plattform, erkennt man sie an den Links in der KBART-Datei. Werden mehrere ähnliche Plattformnamen vorgeschlagen, bitte an der Datei KBART-Anbieter orientieren) 

    2. Bildschirm "Paketeigenschaften" 

    Pakettyp: Archivpaket 

    Inhaltstyp: Monographien 

    Gültigkeit: "Lokal" wählen sowie "Einzeltitelauswahl möglich" 

    Identifikator: ISIL wählen und Produktsigel eintragen (der Sigelstelle entnehmen) 

    3. Bildschirm "Titel im Paket" 

    KBART IMPORT  

    • Klick auf das Datei-Symbol, im Explorer die entsprechende kbart-Datei öffnen. 
    • Der Dateiname muss zwingend so benannt sein: Provider_Lokal_P&C_YYYY-MM-TT.txt (das Datum ist für das Access date in FOLIO wichtig). 

    Namensraumfür die title_id wählen  

    • Je nach Inhalt der title_Id in der KBART-Datei kann die reine DOI oder eISBN gewählt werden. Auch wenn die title_id-Belegung optional ist, raten wir dringend, dieses Feld in der KBART-Datei zu belegen, z.B. auch nachträglich mit der eISBN oder ISBN oder der DOI (z.B. 10.1093/ajae/aaq063), sonst kann der Titel später nicht mehr aktualisiert werden. 

    Validieren 

    Bestätigen 

    Weiter und im nächsten Bildschirm auf Abschicken, dann wieder Bestätigen  

    • Die KBART-Datei wird in die GOKB hochgeladen, was eine Zeit dauern kann. Nach erfolgreichem Hochladen noch einmal den Bildschirm "Paketeigenschaften" öffnen. 
    • Gibt es viele Prüfanfragen bzw. Fehler, besteht
      • jetzt noch die Möglichkeit, alle Titel definitiv zu löschen! 
    • Auf Bildschirm 3 "Paketeigenschaften" den Bearbeitungsstatus auf "
      • Bestätigt" (für uns selbst hilfreich, um offene Pakete zu erkennen) und den Listenstatus auf Geprüft setzen (sonst klappt der Import in Folio nicht).. 

    Weiter 

    Abschicken 

    Bestätigen 

     Anlegen einer neuen Datenbank  #

    • Erst prüfen, ob die Datenbank ev. schon aufgenommen ist, wenn nein... 
    • Klick auf
      • Paket anlegen, es öffnet sich der … 

     1. Bildschirm "Allgemein"  Klick auf

    • z.B. "EBSCO: Business Source Premier", "Preselect.media: Enzyklopädie Erziehungswissenschaften Online", "Beuth: Nautos", "Ovid: PSYNDEXplus", “APA: PsycINFO” 
    • Schema: Der Anbieter ist gemäß GOKB immer der Anbieter der Plattform, auf der die Datenbank läuft. Der Name des Anbieters in Kurzform muss mit Doppelpunkt vorausgestellt werden, wenn er aus dem Paketnamen nicht hervorgeht. (Aber nicht, wenn der Anbietername im Paketnamen enthalten ist). Den Namen des Anbieters in Kurzform sowie die korrekte Groß-/Klein-Schreibung findet man durch Suche nach dem Anbieter in der GOKB. 

    URL zur Beschreibung des Pakets: hier optional verlinken auf eine ev. vhd. inhaltliche Beschreibung des Anbieters zur Datenbank (nicht den Plattformlink) oder den Link zum allgemeinen Eintrag im DBIS-Gesamtbestand 

    Beschreibung:Inhaltliche Beschreibung der Datenbank gekürzt eintragen (z.B. gekürzt aus DBIS-Eintrag entnehmen) 

    Anbieter: Erste Buchstaben des Anbieternamens eingeben, es öffnet sich eine Vorauswahl, aus der man die Kurzform des Anbieters auswählt. Steht kein Anbieter bzw. Plattform zur Auswahl zur Verfügung, muss dies zunächst unter dem Reiter “Anbieter anlegen” neu angelegt werden.   

    • z.B. "Preselect.media", "Ovid", "EBSCO" 

    Plattform: Erste Buchstaben des Plattformnamens eingeben, es öffnet sich eine Vorauswahl, aus der man die passende Plattform auswählt  

    • Gibt es Unklarheiten über die genutzte Plattform, erkennt man sie an den Links in der KBART-Datei. 
    • Beispiel: 

    . Bildschirm "Paketeigenschaften" 

     Pakettyp:für Datenbanken passt meist “Aggregatorpaket” 

    Inhaltstyp: Datenbank 

    Gültigkeit:  

    • htsl. "Global" sowie  
    • "Paketinhalt ist einheitlich" und  
    • "Paket ist unveränderbar" -> nur, wenn kbart-Datei keine Volltext-Titel enthält sondern nur Namen der Datenbank 

    Identifikator: auf "Hinzufügen" klicken,  

    • "ZDB-ID" wählen und ZDB-ID eintragen (aus Aleph-Feld 026 ermittelbar, nur die Ziffern). Wenn vhd., zusätzlich den Identifikator "ISIL" hinzufügen mit dem Produktsigel der Datenbank 
    • Für die Zukunft: Es ist angeregt worden, hier auch bereits die DBIS-ID einzutragen (noch nicht umgesetzt in der GOKB, Stand: 16.10.23). 

    Namensvarianten:zur besseren Auffindbarkeit eintragen. Sie existieren bei Datenbanken öfter und sind z.B. aus DBIS ermittelbar 

    • Beispiel: 

    . Bildschirm "Paketeigenschaften" 

     

    Pakettyp:für Datenbanken passt meist “Aggregatorpaket” 

    Inhaltstyp: Datenbank 

    Gültigkeit:  

    htsl. "Global" sowie  

    "Paketinhalt ist einheitlich" und  

    "Paket ist unveränderbar" -> nur, wenn kbart-Datei keine Volltext-Titel enthält sondern nur Namen der Datenbank 

    Identifikator: auf "Hinzufügen" klicken,  

    "ZDB-ID" wählen und ZDB-ID eintragen (aus Aleph-Feld 026 ermittelbar, nur die Ziffern). Wenn vhd., zusätzlich den Identifikator "ISIL" hinzufügen mit dem Produktsigel der Datenbank 

    Für die Zukunft: Es ist angeregt worden, hier auch bereits die DBIS-ID einzutragen (noch nicht umgesetzt in der GOKB, Stand: 16.10.23). 

    Namensvarianten:zur besseren Auffindbarkeit eintragen. Sie existieren bei Datenbanken öfter und sind z.B. aus DBIS ermittelbar 

    Beispiel: 

     

    Eine Erklärung, was sich hinter den einzelnen Eintragungen / Einstellungen verbirgt, findet sich hier:  

    https://wiki.folio.org/display/FOLIOtips/Troubleshooting+external+data+sources+and+working+with+the+job+info+and+error+logs (englisch) 

     Troubleshooting in der Lokalen KB-Verwaltung-App  #

    In der Lokalen KB-Verwaltungs-App werden alle Jobs angezeigt, die im ERM-Bereich passieren. Stündlich werden neue Daten aus der GOKB abgerufen und als Job in der Lokalen KB-Verwaltung angezeigt. 

    Eine Übersicht (wip) findet sich hier: https://wiki.folio.org/display/FOLIOtips/Troubleshooting+external+data+sources+and+working+with+the+job+info+and+error+logs 

    https://wiki.folio.org/display/FOLIOtips/Monitoring+for+errors+in+GOKB+synchronization+with+the+local+KB 

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