WMS-Erprobung im BVB

Bereits im Rahmen des Bibliothekartags 2015 wurde der Abschluss einer Erprobungsvereinbarung zur prototypischen Einführung der OCLC WorldShare Management Services (WMS) bekannt gegeben, siehe die entsprechende Pressemitteilung von OCLC. Die Laufzeit des Projekts begann am 01.09.2015. Nach einigen organisatorischen Vorbereitungen wurde es mit einem Kick-off-Meeting aller beteiligten Institutionen am 01.10.2015 offiziell gestartet.

 

Projektbeteiligte

Die Projektbeteiligten sind:

  • Universitätsbibliothek Bayreuth
  • Universitätsbibliothek Erlangen/Nürnberg
  • Bibliothek der Technischen Hochschule Nürnberg Georg Simon Ohm
  • Verbundzentrale des BibliotheksVerbund Bayern

In verschiedenen Projektgruppen, zugeschnitten auf definierte Themenbereiche, sollen die Funktionalitäten und der Entwicklungsstand von WMS möglichst umfassend geprüft werden. Dies erfolgt auf Basis von getrennten WMS-Instanzen in einer Produktivumgebung. Nach Einführung in die Anwendungsfunktionen im Rahmen meherer Workshops werden die Bibliotheken selbständig mit WMS arbeiten und ihre jeweiligen Workflows testen.

 

Abschlußbericht

Allen an dem Projekt "BVB – prototypische Einführung der OCLC WorldShare® Management Services" beteiligten Kolleginnen und Kollegen sowohl des BVB und der beteiligten Bibliotheken als auch der OCLC GmbH gebührt an dieser Stelle Dank für ihren intensiven Einsatz und die sehr gute Organisation über die gesamte Projektlaufzeit, die aufwendigen und umfassenden Tests innerhalb der "OCLC WorldShare® Management Services" (WMS) und die offene und gute Kommunikation zwischen den Projektpartnern, wodurch die Durchführung dieses Projektes ermöglicht wurde.

Im Rahmen dieses Projektes wurde neben projektbegleitenden Testberichten auch ein detaillierter Abschlussbericht erarbeitet mit den aus Sicht der Pilotbibliotheken systemseitigen Mängeln bzw. noch notwendigen Anforderungen an WMS. Dieser Abschlussbericht stellt für OCLC eine wertvolle Zuarbeit dar, um notwendigen Weiterentwicklungsbedarf an den "OCLC WorldShare® Management Services" (WMS) zu identifizieren. Der aus diesem Erprobungs- und anderen Projekten gewonnene Weiterentwicklungsbedarf wurde von OCLC zu einer „Anforderungsliste für deutsche wissenschaftliche Bibliotheken an WMS“ zusammengestellt, und diese wird im Rahmen des anstehenden Produktentwicklungszyklus von WMS in den nächsten Jahren umgesetzt werden.

Das Projekt wurde mit dem Ende des Erprobungsbetriebes abgeschlossen.

 

Projektverlauf

Übersicht
25.10.2016 Abschlussmeeting mit allen beteiligten Institutionen
22.09.2016 Statusmeeting
18.08.2016 Workshop zu Reportdesigner und WorldCat Discovery
11.08.2016 Workshop zur Datenmigration
27.07.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
20.07.2016 Workshop zum License Manager (webEx-Session)
14.07.2016 Workshop zum Collection Manager (webEx-Session)
05.07.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
13.06.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
09.06.2016 Workshop zur Katalogisierung
11.05.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
21.04.2016 "Halbzeit"-Meeting
08.04.2016 Workshop zum Collection Manager
04.04.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
29.02.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
03.02.2016 Erster Workshop zu Datenmigration

Zunächst erfolgte eine Klärung, was im Rahmen des Projekts zum Thema Datenmigration gehört. OCLC stellt die bisher realisierten und geplanten Vorgehensweisen zur Datenmigration für die Katalog, Erwerbungs- und Ausleihdaten vor. Gleichzeitig wurden die noch offenen Punkte besprochen. Als nächstes soll ein Migrationsszenario entwickelt werden.
02.02.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
26.01.2016 Workshop zum Report Designer und Ausleihkonfiguration

Am Vormittag wurde der Report Designer vorgestellt, welcher als Auswertungstool für Daten und Vorgänge genutzt werden kann, die dafür aus WMS in eine DataWareHouse-Lösung exportiert werden.

Am Nachmittag wurden offene Punkte, ungelöste Probleme und Detailfragen zur Ausleihe erörtert, die sich aus der bisherigen Testphase ergaben. Beispielsweise:
- der noch zu realisierende RFID-Einsatz
- die unterschiedlichen Konfigurationen von Vormerkungen und Bestellungen
- das Einrichten mehrerer Ausgabeorte
- das automatische Setzen von Benutzersperren bei bestimmten Ereignissen.
20.-22.1.2016 Workshop zur Katalogisierung und Erwerbung

Wiederholung des Workshops vom Oktober speziell für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter der BSB.
11.01.2016 Statusmeeting (webEx-Session)
08.12.2015 Workshop zu Discovery und APIs

Hier wurden die Möglichkeiten von WorldCat Discovery als Standardendnutzer-Oberfläche von WMS gezeigt. Im zweiten Teil wurden dann die grundsätzlichen Möglichkeiten der Vielzahl von APIs zu WMS vorgestellt.
01.12.2015 Statusmeeting
23.-24.11.2015 Workshop zur Ausleihe

Am ersten Tag wurde die Konfiguration für die Ausleihe in WMS vorgestellt. Am zweiten Tag dann die Ausleihfunktionen selbst, sowie der Anschluss an Identity-Management-Systeme.
19.11.2015 Übergabe der WMS-Instanzen und Zugang zum Top Desk (webEx-Session)

Die WMS-Instanzen für die am Projekt beteiligten Bibliotheken wurden übergeben (inkl. erster Kennungen). Zudem erfolgte eine Einweisung in die Nutzung das Top Desk, dem Ticket-System für WMS.
03.11.2015 Statusmeeting (webEx-Session)
20.-22.10.2015 Workshop zur Katalogisierung und Erwerbung

Am ersten Tag wurden die Grundlagen zur Katalogisierung im WorldCat mittels des in WMS integrierten Record Manager vermittelt. Am zweiten Tag erfolgte die Einführung in die Erwerbungsfunktionen für konventionelle Medien. Am dritten Tag wurde die Erwerbung von eMedien im Rahmen der eServices in WMS gezeigt.
01.10.2015 Kick-off-Meeting zum Projekt mit allen beteiligten Institutionen

Zunächst erfolgte ein Austausch zu den Zielen des Projekts. Darauf aufsetzend legten sich die beteiligten Bibliotheken auf ihre Schwerpunkte der Projektarbeit fest Auch die mögliche Beteiligung der BSB wurde besprochen. Es wurden auch erste Termine für die Workshops zur Einarbeitung in die WMS-Anwendungsbereiche festgelegt, sowie zur generellen Zeitplanung.
01.09.2015 Offizieller Start des Projekts lt. Vereinbarung mit OCLC
14.08.2015 Vorabtreffen zum Datenschutz

Hier konnten erste grundsätzliche Überlegungen und Rahmenbedingungen zum Datenschutz diskutiert werden. Das grundsätzliche Vorgehen wurde festgelegt. Als nächstes sollte eine Beschreibung des Verfahrens erstellt werden, die dann als Grundlage für die Diskussionen mit dem Landesdatenschutzbeauftragten dienen soll.
04.08.2015 Vorabtreffen zum Projekt

Im Rahmen des Vorabtreffens mit der UB Bayreuth, OCLC und der BVB-Verbundzentrale wurden Vorschläge für erste vorbereitende Festlegungen ausgearbeitet. Es wurde über die Projektorganisation und einen ersten Zeitplan diskutiert, sowie erste mögliche Workshops angedacht, um bereits beim Kick-off-Meeting mit allen beteiligten Bibliotheken konkrete Entscheidungen treffen zu können.
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