Grundlegendes #

Diese Dokumentation bezieht sich auf das händische Anlegen neuer Lizenzverträge in der Lizenzverträge-App. Wenn die geplante LAS:eR-to-Folio-Schnittstelle eingeführt wird, sind grundlegende Veränderungen möglich.

Wann wird ein neuer Lizenzvertrag angelegt, wann nicht? #

Ein neuer Eintrag in der Lizenzverträge-App sollte angelegt werden

• für einen komplett neuen Vertrag, der unterzeichnet wird.
• für Verträge, die einen bereits bestehenden Vertrag ablösen.

Neben diesen Hauptfällen ist ein Lizenzvertrag aber ggf. auch sinnvoll für AGBs von jedem Verlag, mit dem eine Vereinbarung im eManagement angelegt ist (im Prinzip von jedem Verlag, von dem ein eBook, eine Zeitschrift oder eine Datenbank lizenziert ist, für die/das es keinen eigenen Lizenzvertrag gibt). Bei ersetzten Altverträgen kann der Status „Abgeschlossen“ gesetzt werden. Über den Status „Abgeschlossen mit Archivrechten“ kann gekennzeichnet werden, dass ein Vertrag zwar beendet wurde, die dort geregelten Konditionen aber noch Gültigkeit haben, weil Archivrechte / dauerhafte Zugangsrechte für die Inhalte bestehen. Sog. Amendements oder Order Forms, die den grundlegenden Vertrag nur erweitern bzw. auf einem bestehenden Vertrag basieren und/oder auf diesen verweisen, können in der App über "Vertragsänderungen" erfasst werden. 

Voraussetzungen für die Eintragung von Lizenzverträgen #

Bevor Lizenzverträge neu aufgenommen werden können, müssen grundlegende Vorarbeiten in anderen Apps erfolgen:

Einstellungen-App #

In der Einstellungen-App sind die Auswahlmöglichkeiten für diverse Felder bei der Eingabe von Lizenzverträgen festzulegen. In der Regel sind die Auswahllistenwerte beliebig erweiterbar und können umbenannt werden.

Voreingestellte Auswahllisten #

Für manche Felder sind die Belegungen bereits voreingestellt, können aber abgeändert werden:

Neu zu erstellende Auswahllisten #

Für die Eingabe der Bedingungen eines Lizenzvertrags ist es zweckmäßig, eigene Auswahllisten zu definieren, um normierte Eintragungen zu erstellen und diese damit auch zuverlässig auswertbar zu machen. Zur einfacheren Zuordnung der Auswahlliste zu den späteren Bedingungen kann die Bezeichnung der Bedingung, für die eine Auswahlliste benötigt wird (siehe unten), als Name der Liste in den Auswahllisten in den Einstellungen zur Lizenzverträge-App angelegt werden. Anschließend können für die einzelnen Auswahllisten die Auswahllistenwerte definiert werden:

Bedingungen #

Nach dem Erstellen der Auswahllisten können die Bedingungen definiert werden, die zu jedem Lizenzvertrag festgehalten werden können bzw. sollen.

 Als Bedingung kann alles erfasst werden, was grundsätzlich für ein Produkt bzw. die Produkte eines Verlags gilt, und worauf man bei einer Vereinbarung im eManagement aufbauen und zurückgreifen kann. Die in der App Lizenzverträge eingegebenen Bedingungen werden nach einer Verknüpfung des Lizenzvertrags mit der Vereinbarung in der eManagement-App dort auch als sog. Lizenz- und Geschäftsbedingungen angezeigt.  Die Eingabemaske für Bedingungen sieht verschiedene Eintragungen vor:

Typ #

Hier kann festgelegt werden, welche Art von Wert eingetragen werden kann

• Dezimalzahl
• Integer [=ganze Zahl]
• Text [=Freitext]
• Auswahlliste [=nur ein Wert kann ausgewählt werden]
• Auswahlliste (Mehrfachauswahl) [=mehrere Werte aus der Liste können ausgewählt werden]
• Datum

Sobald die Typen „Auswahlliste“ oder „Auswahlliste (Mehrfachauswahl)“ ausgewählt wurden, erscheint ein weiteres Feld, in dem die Auswahlliste angegeben werden muss, die hier zum Einsatz kommen soll. Aus diesem Grund ist es erforderlich, die Auswahllisten, wie oben beschrieben, bereits vorab zu konfigurieren.

Wichtig: Eine nachträgliche Änderung des Datentyps (und ggf. einer zugewiesenen Auswahlliste) ist NICHT mehr möglich. Daher sollte diese Auswahl gut überdacht sein. Sollte im Laufe der Zeit eine Änderung erforderlich werden, bleibt nur, das Auswahlfeld bei der aktuellen Bedingung auf „Ja“ zu setzen und eine neue Bedingung zu definieren, die den neuen Anforderungen entspricht. Um Daten-Inkonsistenzen zu vermeiden und die Auswertungsmöglichkeiten so gut wie möglich zu halten, sollte dieses Vergehen jedoch sehr maßvoll eingesetzt werden.

Anzeigename #

Der Hilfetext der Eingabemaske sagt dazu: „Der Anzeigename der Lizenzbedingung wird verwendet, wenn der Begriff den Benutzern innerhalb von FOLIO und in allen anderen Systemen, die den Benutzern Lizenzbedingungen anzeigen, angezeigt wird. Es sollte eine kurze Textzeichenfolge sein, die klar kommuniziert, welche Informationen in der Bedingung aufgezeichnet sind. Die Beschreibung sollte verwendet werden, wenn eine weitere Erklärung der Lizenzbedingung für die Anzeige an die Benutzer erforderlich ist.“

Name #

Der Hilfetext der Eingabemaske sagt dazu: „Ein „Name“ der Lizenzbedingung wird verwendet, wenn die Bedingungsdaten in einem maschinenlesbaren Format ausgegeben werden. Er ist nicht dafür vorgesehen, den Personen (Mitarbeitenden oder Benutzenden) angezeigt zu werden. Es sollte eine kurze Zeichenfolge des lateinischen Alphabets sein, die von allen externen Systemen oder Programmen verwendet werden kann, die auf die Daten der Lizenzbedingung zugreifen. Die Verwendung von "camelCase" wird empfohlen, ist aber nicht erforderlich. Änderungen des Namens der Lizenzbedingung würden sich auf alle externen Systeme auswirken, die die Daten der Lizenzbedingung verwenden, und Änderungen sollten nicht ohne Rücksprache mit den Verantwortlichen für die entsprechenden externen Systeme und Software vorgenommen werden.“

Im Namen sind keine Umlaute, Sonderzeichen oder Leerzeichen möglich. 

Beschreibung #

In diesem Feld können nähere Hinweise zur jeweiligen Bedingung festgehalten werden sowie ggf. Hinweise zum Ausfüllen. Hier sollten nur grundsätzliche Hinweise eingegeben werden. In der Lizenzverträge-App selbst gibt es zu jeder Bedingung die Möglichkeit vertragsspezifisch Anmerkungen einzugeben.

Kategorie #

„Bedingungen können kategorisiert werden. Jede Kategorie wird beim Anzeigen oder Bearbeiten des Lizenzvertrages als separates Akkordeon angezeigt“, sagt der Hilfetext.

Um eine Kategorie neu zu erstellen, kann einfach die Bezeichnung der Kategorie eingetippt werden. Nach dem ersten Abspeichern ist die Kategorie auch über ein Drop-Down-Menü auswählbar.

Über die Erstellung von Kategorien sollte hausintern entschieden werden.

Gewichtung der Reihenfolge #

Hier können Bedingungen über die Eingabe einer Nummerierung sortiert werden.

Über die Reihenfolge von Bedingungen sollte hausintern entschieden werden.

Primär #

Hier kann festgelegt werden, ob Bedingungen bei der Eingabe eines Lizenzvertrags in der Eingabemaske immer abgefragt werden (Auswahl „Ja“) oder ob eine Bedingung (z.B. weil sie nicht für alle Lizenzen zutreffend oder relevant ist) aus einer Auswahlliste zugewählt werden kann (Auswahl „Nein“ = sog. Optionale Eigenschaften in der App).

Die Festlegung, ob eine Lizenzbedingung standardmäßig abgefragt werden soll, sollte hausintern entschieden werden.

Veraltet #

Sollte eine Lizenzbedingung, z.B. weil es rechtliche Änderungen gab, nicht mehr aktiv von Bedeutung sein, könnte dies über den Status „Veraltet“ gekennzeichnet werden. In der Übersicht der Bedingungen in der Lizenzverträge-App wird diese Kennzeichnung angezeigt.

Standardmäßige Sichtbarkeit #

In FOLIO ist vorgesehen, dass bestimmte Bedingungen „Öffentlich“ gestellt werden können. Manche Bedingungen in Lizenzverträgen (z.B. Anzahl der Simultannutzer, berechtigte Nutzer:innen, Remote-Zugriff) sind nicht nur „Intern“ für die Lizenzverwaltung interessant, sondern können auch unseren Nutzer:innen wichtige Hinweise liefern. Die Auswertung von Lizenzbedingungen ist derzeit noch nicht realisiert, wäre aber, z.B. in einem OPAC, denkbar. Daher scheint es sinnvoll bereits bei der Anlage einer Bedingung hausintern festzulegen, ob diese ggf. später einmal öffentlich sichtbar sein soll.

 Es erscheint sinnvoll, die auf den folgenden Seiten genannten Lizenzbedingungen anzulegen.

Organisationen-App #

Alle externen Organisationen, die mit einem Lizenzvertrag verknüpft werden sollen, müssen vorab in der Organisationen-App angelegt werden. Für Details zum Anlegen von Organisationen soll es eine separate Dokumentation geben.

Personen-App #

Wenn Personen als „Interne Kontakte“ angegeben werden sollen, müssen diese vorab in der App Personen angelegt werden. Für Details zum Anlegen von Personen soll es eine separate Dokumentation geben.

Eintragen von Lizenzverträgen in der Lizenzverträge-App #

Starten eines neuen Lizenzvertrags #

In der Lizenzverträge-App kann rechts oben über den Button Aktionen ein neuer Eintrag angelegt werden.

 Wie Lizenzverträge über die LAS:eR-to-FOLIO-Schnittstelle ins System eingebracht werden, steht aktuell noch nicht fest.  

Dateneingabe für einen neuen Lizenzvertrag #

Name (Pflichtfeld) #

Bei Datensätzen, die aus LAS:eR über die künftige LAS:eR-to-FOLIO-Schnittstelle importiert werden, werden die Bezeichnungen voraussichtlich von den LAS:eR-Datensätzen vorgegeben sein.

 Auch wenn bei lokalen Lizenzen jedes Haus eigenständige Festlegungen zur Namensgebung treffen kann, wird folgende Bezeichnung vorgeschlagen: [Anbieter] / [ggf. Produkt] ([ggf. Jahreszahl]) z.B. SpringerNature / Nature Journals (2020-2022) Wenn Jahreszahlen erwähnt werden, ist eine Festlegung erforderlich, ob es sich um das Jahr der Unterschrift oder das Jahr / die Jahre der Laufzeit handelt.

Das Jahr der Unterschrift ist sinnvoll, wenn sich ein Vertrag auf mehrere Produkte bezieht und/oder zu erwarten ist, dass dieser längere Zeit Bestand haben wird (allgemeiner Lizenzvertrag).

Der Bezug auf die Laufzeit ist sinnvoll, wenn sich der Vertrag klar auf den abgegrenzten Zeitraum bezieht und davon auszugehen ist, dass für einen Nachfolgezeitraum ein neuer Vertrag abgeschlossen wird (Lizenzvertrag mit zeitlicher Begrenzung). Sonst müsste die Bezeichnung jeweils nachträglich angepasst / erweitert werden.

Typ (Pflichtfeld) #

Das Dropdown-Menü wird über die oben erwähnte Auswahlliste „Typ“ (License.Type) befüllt und kann für den Vertrag passend belegt werden.

Status (Pflichtfeld) #

Das Dropdown-Menü wird über die oben erwähnte Auswahlliste „Status“ (License.Status) befüllt und kann für den Vertrag passend belegt werden.

Startdatum – Enddatum – Offenes Ende (keine Pflichtfelder) #

Im Startdatum kann festgehalten werden, ab welchem Datum der Vertrag wirksam ist.

 Ist ein für den Vertrag ein klares Ende festgelegt und wäre im Anschluss ein neuer Vertrag zu schließen, kann das Enddatum entsprechend gesetzt werden. Ist dies nicht der Fall, kann die Checkbox Offenes Ende aktiviert werden.  

Beschreibung #

Dieses Freitextfeld kann mit Hinweisen, Bemerkungen u.ä. befüllt werden.

Alternativer Name #

Ist zu erwarten, dass ein Vertrag ggf. unter einem anderen Namen oder Begriff gesucht wird, kann dieser als Alternativer Name erfasst werden. Denkbar ist auch, dass in diesem Feld die Namen von Vorgängerprodukten eingetragen werden.

 Wird das Feld aufgeklappt, wird es – analog zu vielen anderen aufklappbaren Feldern in FOLIO – zum Pflichtfeld. Soll das Feld doch nicht belegt werden, kann es über das Papierkorb-Icon wieder gelöscht werden.  

Interne Kontakte #

Es können beliebig viele Personen als Interne Kontakte erfasst werden, die vorab in der Personen-App erfasst wurden. Wird eine Person mit einer Lizenz verknüpft, muss ihr auch eine Rolle zugewiesen werden. Das Dropdown-Menü wird über die oben erwähnte Auswahlliste „Rolle“ (InternalContact.Role) befüllt.

Organisationen #

Es können beliebig viele Organisationen erfasst werden, die vorab in der Organisationen-App angelegt wurden. Wird eine Organisation mit der Lizenz verknüpft, muss ihr auch eine Rolle zugewiesen werden. Das Dropdown-Menü wird über die oben erwähnte Auswahlliste „Rolle“ (LicenseOrg.Role) befüllt. Die Zuweisung einer Rolle kann wiederholt werden, wenn z.B. Konsortialverwaltung und Rechnungsstellung durch dieselbe Organisation abgedeckt ist.

Über die Checkbox Als primäre Organisation festlegen kann die „Haupt“-Organisation angegeben werden, die dann in der Übersicht in der Lizenzverträge-App im Kopf des Eintrags erscheint.

Zudem lassen sich zu jeder Organisation auch Bemerkungen, Hinweise etc. hinzufügen.

Hauptdokumente #

Eine beliebige Anzahl an Dokumenten können als Hauptdokumente erfasst werden. Neben den Hauptdokumenten gibt es am Ende der Eingabemaske auch die Möglichkeit, Ergänzende Dokumente zu hinterlegen (s.u.).

 Der Name des Dokuments sollte aussagekräftig gewählt werden, v.a. wenn mehrere Dokumente an dieser Stelle erfasst werden. Bemerkungen und Hinweise können als Notiz erfasst werden.

Handelt es sich um ein Dokument, das als Datei vorliegt, kann dieses in FOLIO hochgeladen werden. Existiert das Dokument nur in gedruckter Form, lässt sich ein Physischer Standort beschreibend angeben. Zudem besteht die Möglichkeit die URL, z.B. der Verlagsseite auf der die AGBs des Verlags zu finden sind, festzuhalten.

Bedingungen #

Es folgt nun die Liste der Bedingungen, die in den Einstellungen zur Lizenzverträge-App angelegt wurde (s.o.).

Bedingungen, die als Primäre Eigenschaften definiert wurden, werden standardmäßig angezeigt und können auch nicht gelöscht werden. Insofern ist es sinnvoll, die Liste der primären Eigenschaften überschaubar zu halten und wirklich auf diejenigen Bedingungen einzugrenzen, die für jeden Vertrag angegeben werden sollen.

Je nach Typ der Bedingung werden nun ein Dropdown-Menü, ein Freitextfeld oder ein Feld mit kontrollierter Eingabe (Zahl, Dezimalzahl, Datum) angezeigt, über das die entsprechenden Werte eingegeben bzw. ausgewählt werden können. Die Sichtbarkeit wurde bei der Eingabe der Bedingung in den Einstellungen grundsätzlich festgelegt. Sollte die Auswahl für den Einzelfall nicht passend sein, lässt er sich an dieser Stelle produktspezifisch ändern.

Für jede Bedingung gibt es zudem die Möglichkeit, eine Interne Anmerkung bzw. eine Öffentliche Anmerkung einzugeben.

Bei den internen Anmerkungen wäre es sinnvoll, die entsprechenden Paragraphen bzw. Punkte aus dem Lizenzvertrag einzukopieren, damit der Wortlaut direkt ersichtlich ist, mindestens jedoch der Hinweis auf Paragraph bzw. Punkt im Vertrag.

Öffentliche Anmerkungen könnten spezielle Hinweise zur Nutzung oder zur Zugänglichkeit beinhalten. Wie erwähnt, gibt es aktuell noch keine Anzeigemöglichkeit dafür.

 Unterhalb der primären Eigenschaften lassen sich weitere Eigenschaften, die nicht als primär festgelegt wurden, als Optionale Eigenschaften hinzuwählen: 

Über das Dropdown-Menü bei Name werden alle noch auswählbaren Bedingungen angezeigt. Bereits ausgewählte optionale Eigenschaften verschwinden aus der Liste, können also nicht doppelt belegt werden.

Die weiteren Eingabemöglichkeiten sind analog zu den primären Eigenschaften.

Ergänzende Dokumente #

Beliebig viele zusätzliche Dateien oder Papierstücke lassen sich als Ergänzende Dokumente definieren. Die Eingabemaske entspricht grundsätzlich den Hauptdokumenten (s.o.), bis auf eine Ausnahme: Ergänzende Dokumente lassen sich einer Kategorie zuweisen. Das Dropdown-Menü der Kategorien lässt sich vorab über die Einstellungen definieren (s.o.).

   Anzeige und Bearbeitung eines bestehenden Lizenzvertrags

Wie auch aus anderen Apps bekannt, lässt sich ein Lizenzvertrag im rechten Akkordeonfenster über den Button Aktionen à Bearbeiten nachträglich ändern.

Vertragsänderungen #

Ein wichtiger Eintrag im Akkordeon sind die Vertragsänderungen. Dieser Punkt ist dann relevant, wenn ein Vertrag grundsätzlich weiterbesteht, also nicht sämtliche Vertragsinhalte neu festgelegt und unterschrieben werden (falls doch, handelt es sich um einen neuen Lizenzvertrag), dieser aber durch zusätzliche Vertragsdokumente erweitert, eingeschränkt oder aktualisiert wird (sog. Amendments), beispielsweise

• eine Vertragsverlängerung zu gleichen Konditionen für einen neuen Zeitraum
• aktualisierte Nutzungsbedingungen

Das Fenster, das über den Button Vertragsänderung hinzufügen erscheint, gleicht dem Fenster zum Neueintrag eines Lizenzvertrags.

 Es mag seltsam anmuten, dass über Vertragsänderungen erfasste Änderungen in der Liste der Bedingungen im Akkordeon bei der Anzeige des Lizenzvertrags im rechten Fenster nicht aktualisiert werden. Die dort angezeigten Daten beziehen sich jedoch immer auf die „Grundlizenz“. Im eManagement wird jedoch bei einer mit dem Lizenzvertrag verknüpften Vereinbarung auf den Umstand hingewiesen, dass es neue Bedingungen gibt und man wird zur Bearbeitung der Vereinbarung aufgefordert:

In der Bearbeitungsansicht der Vereinbarung ist dann auszuwählen, ob die Vertragsänderung auf die jeweilige Vereinbarung Auswirkungen hat:

Wird bestätigt, dass die Änderungen des Lizenzvertrages Auswirkungen auf das vorliegende Produkt der Vereinbarung haben, werden diese in die Übersicht der Lizenz- und Geschäftsbedingungen im eManagement übernommen.

 Angesichts dessen ist die Frage, ob beispielsweise eine jährlich neu zu unterschreibende Order Form eines prinzipiell fortlaufenden Vertrages, die keine inhaltlichen Neuerungen bringt, als Vertragsänderung oder lediglich als Ergänzendes Dokument hinterlegt wird. Dies ist jedoch im Einzelfall hausintern zu entscheiden.  

Anmerkungen #

Über den letzten Akkordeon-Eintrag des rechten Fensters in der Lizenzverträge-App lassen sich – wie aus anderen Programmbereichen bekannt – diverse Anmerkungen hinterlegen.

Suchen von Lizenzverträgen / Verlinkungen #

Suchmenü #

Wie auch in anderen Programmbereichen gibt es eine kontextsensitive Suchfunktion

in der Lizenzverträge-App.

Neben einer Freitextsuche sind die Suchfilter Status (vorausgewählt Aktiv) und Typ bereits standardmäßig aufgeklappt.

Daneben gibt es aber über die weiteren Suchfilter noch diverse, ausgefeilte Auswertungsmöglichkeiten.

Insbesondere ist hier auch die Auswertung von Verträgen nach Bedingungen möglich über den Button Bedingungsfilter bearbeiten.Mit dem Bedingungsfilter-Baukasten lassen sich Verträge abfragen, bei denen ausgewählte Bedingungen bestimmte Werte aufweisen. Auf diese Weise lassen sich z.B. Fragen beantworten wie: Bei welchen Verträgen / Verlagen ist ein Zugriff über Shibboleth möglich? Bei welchen Produkten sind Walk-In User nicht erlaubt?

Verlinkungen

 Verlinkungen zur Lizenzverträge-App gibt es vorrangig aus der App eManagement. Dorthin werden die Bedingungen des Lizenzvertrages ins Akkordeon der Vereinbarung als Lizenz- und Geschäftsbedingungen gespiegelt, wenn der Lizenzvertrag im eManagement mit der Vereinbarung verknüpft und als Controlling ausgewählt wurde.

Im Übersichtsakkordeon rechts in der Lizenzverträge-App gibt es zu jedem Lizenzvertrag – sofern zutreffend – eine Übersicht über Verknüpfte Vereinbarungen für diesen Lizenzvertrag. Dort werden alle Vereinbarungen aus der eManagement-App angezeigt, die auf den ausgewählten Lizenzvertrag verweisen.

 Eine Verlinkung innerhalb der Lizenzverträge-App, beispielsweise zwischen einem aktiven und einem abgeschlossenen Lizenzvertrag, ist derzeit nicht möglich.