Migration BVB-KAT

Der Bibliotheksverbund Bayern ersetzte im Sommer 2004 sein seit 1988 eingesetztes Katalogisierungssystem BVB-KAT durch ein moderneres System. Ausgewählt wurde das System ALEPH 500 der Firma ExLibris, das in Deutschland bereits in Nordrhein-Westfalen und in Berlin-Brandenburg eingesetzt wurde.
Der folgende (leicht gekürzte) Text begleitete die Einführung:

"Im Februar 2003 wurde die Öffentlichkeit durch eine Pressemitteilung der Bayerischen Staatsbibliothek über die Entscheidung für das System ALEPH 500 informiert.

Umfangreiche Informationen und Materialien zum Einsatz von Aleph 500 in Nordrhein-Westfalen finden Sie auf den Seiten des Hochschulbibiothekszentrums Nordrhein-Westfalen.
Der Kooperative Bibliotheksverbund Berlin-Brandenburg nützt Aleph 500 teilweise als Lokalsystem und unter der Bezeichnung "KOBV-Suchmaschine" auch als Quasi-Verbundsystem.
Auch in Österreich ist Aleph 500 als Verbundsystem und bei den meisten Verbundteilnehmern auch als Lokalsystem im Einsatz.

Auch das neue Verbundsystem sieht eine Katalogisierung in einer zentralen Verbunddatenbank vor. Mit den Stichworten "schlanker Verbund" und "neues Datenmodell" wird aber auf eine grundlegende Neuerung hingewiesen: die Lokaldaten werden nicht mehr in der Verbunddatenbank gehalten und gepflegt, sondern nur noch in den Lokalsystemen der einzelnen Bibliotheken. In der Verbunddatenbank wird es nur noch Besitznachweise ("vorhanden in der UB XY") geben. Damit soll eine redundante Datenhaltung vermieden und gleichzeitig die Online-Schnittstelle (bisherige SIKOM) entlastet werden. Diese Konstruktion bedingt umfangreiche Änderungen bei den SISIS-Lokalsystemen. Außerdem muss für die Online-Kommunikation zwischen den Lokalsystemen und dem neuen Verbundsystem auch eine neue Schnittstelle programmiert werden.

 

Zum zeitlichen Ablauf:

• Bis zum Sommer 2003 nahmen die Mitarbeiter der Verbundzentrale an umfangreichen Schulungen zum ALEPH-System teil. Zunächst wurde ein Testsystem mit der Version 14.2 eingerichtet und im Juli dann die neue Version ALEPH 16.0 installiert.
• Ein sogenannter Anwenderkreis wurde berufen - eine Gruppe von Bibliothekaren, die als spätere Endanwender stärker an den Vorbereitungsarbeiten beteiligt werden. Aufgaben sind insbesondere die Mitarbeit beim Setup des Systems (Parametrisierung) und die Vorbereitung und Durchführung von Schulungen für die bayerischen Bibliothekare. Die Protokolle der Sitzungen dieses Gremiums sind hier zugänglich.
• Ein Teilbestand von etwa 10 % der Verbunddaten wurde in die neue Datenbank eingespielt. Es folgten umfangreiche Tests des Setups und der Funktionalitäten des Systems.
• Ende September wurden die Mitglieder des Anwenderkreises intensiv mit dem System vertraut gemacht.
• Bis Mitte November wurde eine Testdatenbank mit dem Gesamtdatenbestand des Verbundes aufgebaut. Damit konnte mit der umfangreichen Erprobung des Systems begonnen werden.
• In der 48. und 49. Kalenderwoche fanden bayernweit Informationsveranstaltungen für die Endanwender statt. Sie sollten dazu dienen, die Anwender in möglichst breitem Umfang über das neue System und die damit verbundenen ablauftechnischen und organisatorischen Veränderungen zu informieren, damit in den einzelnen Bibliotheken noch genug Zeit bleibt, sich auf diese Veränderungen vorzubereiten.
• Die Schulungen im Umgang mit den Clients (Verbund- und Lokalsystem) finden zeitnah zum Echtbetrieb im ersten Halbjahr 2004 statt. Von der Kommission für Erschließung und der Arbeitsgruppe SISIS wurde dazu ein Schulungskonzept erarbeitet, dessen Realisierung von der Bayerischen Bibliotheksschule organisatorisch betreut wird.
• 1. März bis 28. Mai 2004: Multiplikatorenschulungen für Aleph-K. Anschließend Hausschulungen in den einzelnen Bibliotheken.
• Von Februar bis Mitte April 2004 soll das Gesamtsystem (inkl. z.B. Normdateien, Fremddatenpool, Import- und Exportfunktionalitäten) bayernweit zu Testzwecken zur Verfügung stehen und ein produktionsgleiches Arbeiten möglich sein.
• Auf der Basis des von der Verbundzentrale Ende 2003 veröffentlichten sog. "Migrationszenarios" und der inzwischen erfolgten Präzisierungen können jetzt genaue Aussagen über die "Abwicklung" von BVB-KAT gemacht werden. Die Vorbereitung und Durchführung der Migration führt dazu, dass die Arbeit mit BVB-KAT im ersten Halbjahr 2004 schrittweise eingeschränkt wird:
   
• 1. April 2004
  Die Periodika-Bearbeitung in BVB-KAT wird eingestellt. Mit diesem Datum liefert der BVB die kompletten Zeitschriften- Bestandsdaten an die ZDB. Es werden keine Titeldaten aus der ZDB mehr in BVB-KAT eingestellt. Die erneute Lieferung von Titel- und Bestandsdaten aus der ZDB an den BVB beginnt zu einem noch festzulegenden Zeitpunkt nach der Verbundmigration.
  
  Titel- und Bestandsdaten dürfen ab diesem Zeitpunkt in BVB-KAT nicht mehr erfasst oder korrigiert werden. Die Funktionen TN, LN, LE, LL und LZ werden für den Periodikabereich gesperrt. Die Funktionen TE, TZ und ZT bleiben erhalten, dürfen aber für Periodika nicht verwendet werden!
  
  Die Funktion NU steht ab jetzt nur noch eingeschränkt zur Verfügung! Soweit die damit angestoßene Neuaufnahme-Funktion (NU macht immer eine Neuaufnahme) nicht mehr zulässig ist, wird auch die NU-Funktion angehalten.
  
  Die Erfassung von Zeitschriftentiteln ist ab 1. April 2004 nur noch in der ZDB möglich. Die Bestandssätze werden (später) auch nur in der ZDB erfasst und gepflegt. Die bisherigen e-Sätze werden von den Bibliotheken mit eigenem Lokalsystem nach dessen Umstrukturierung nur noch dort erfasst und gepflegt.
  
  Ab April werden also (bis Spätsommer/Herbst?) keine neuen Zeitschriften mehr im Verbund und in den lokalen Katalogen nachgewiesen. Lokale Bestände (Bandsätze) können ab Umstrukturierung der Lokalsysteme wieder gepflegt werden.
   
• 15. April 2004
  Einschränkung der täglichen Betriebszeit: BVB-KAT steht nur noch Montag bis Donnerstag von 7.30 bis 18.00 und Freitag von 7.30 bis 17.30 zur Verfügung.
   
• 30. April 2004
  Die Schlagwort-Bearbeitung in BVB-KAT wird eingestellt. Der Grund ist die maschinelle Auflösung der vorhandenen Schlagwortketten und die Verknüpfung der Einzelschlagwörter mit der Schlagwortnormdatei.
  
  Schlagwortdaten und -verknüpfungen dürfen ab diesem Zeitpunkt in BVB-KAT nicht nehr erfasst oder korrigiert werden. Die Funktionen SN, SE und SL werden gesperrt. Zugriffe auf Schlagwortdaten über andere Funktionen führen zum Abbruch der Sitzung - der Anwender muss sich dann erneut anmelden.
  
  Die Funktionen NF und NU stehen für alle Bereiche nicht mehr zur Verfügung!
  
  Im Mai und Juni findet also keine Beschlagwortung statt. Die Schlagwortbearbeitung wird erst in Aleph-K wieder aufgenommen.
   
• 1. Mai 2004
  Es werden keine Fremddaten und keine Normdaten mehr in BVB-KAT eingestellt.
   
• 11./12./13. Mai 2004
  Um zu den bisher fehlenden Erfahrungen unter praxisnahen Bedingungen zu kommen, wird die Verbundzentrale in der 20. KW (11./12./13. Mai) einen Belastungstest durchführen. Sie erwartet, dass überall, wo dies technisch und vom Kenntnisstand her möglich ist, die MitarbeiterInnen an diesen Tagen zwischen 10.00 und 12.30 intensiv Aleph-K oder Aleph-R nutzen (üben, spielen, ausreizen). BVB-KAT wird zeitgleich abgeschaltet, um auch eine realistische Netzumgebung sicherzustellen.
   
• 17. Mai 2004
  BVB-KAT steht an diesem Tag voraussichtlich erst im Laufe des Nachmittags zur Verfügung. Der Grund dafür sind umfangreiche Vorarbeiten für den Export der Verbunddatenbank.
  
  Titeldatensätze, die zu diesem Zeitpunkt nicht mit einem Lokalsatz verknüpft sind, werden in BVB-KAT zwar noch angezeigt, können aber nicht mehr mit Lokaldaten versehen werden. Fremddaten stehen nach der Migration in der Fremddatenbank von Aleph-K wieder zur Verfügung.
  
  Ab Anfang Mai stehen also für die (Bestell-)Katalogisierung keine ganz aktuellen und ab Mitte Mai auch keine bisher ungenutzten älteren Fremddaten mehr zur Verfügung.
  
  Der Datenbestand in BVB-KAT darf jetzt nicht mehr verändert werden, zusätzliche Datensätze können aber eingebracht werden.
  
  Es dürfen nur noch neue Titelaufnahmen, neue Namen und neue Körperschaften angelegt werden. Dafür stehen die Funktionen TN, PN und KN zur Verfügung. Fehler, auf die man stößt oder die bei einer dieser Funktionen entstehen, können in BVB-KAT nicht mehr korrigiert werden. Die Anwender müssen dafür Sorge tragen, dass notwendige Korrekturen an bibliographischen Daten aufgehoben und später in Aleph-K nachgearbeitet werden.
  
  Mit der Funktion LN können noch neue Lokaldatensätze angelegt werden, und zwar sowohl an bereits vorhandenen als auch an neu angelegten Titelaufnahmen. An allen Lokaldatensätzen sind in BVB-KAT keine Korrekturen mehr möglich. Diese können erst nach der Umstrukturierung des eigenen Lokalsystems dort durchgeführt werden.
  
  Die Funktionen TE, TZ, TL, LE, LZ, LL, KE, KL, PE, PL sowie ZT und ZP stehen nicht mehr zur Verfügung!
  
  Ab Mitte Mai können also nur noch (möglichst richtige) Neuaufnahmen gemacht werden. Bestellkatalogisate und bereits genutzte Fremddaten in unzureichender Qualität können nicht korrigiert werden - aufheben für Aleph-K! Auch Lokaldaten können nicht geändert werden - z.B. kann im Verbund nicht "bestellt" durch "geliefert" oder gar durch eine Signatur ersetzt werden.
   
• 18. Juni 2004, High Noon
  Ende der Erfassung in BVB-KAT. Für eine Übergangszeit steht für die Recherche im Verbunddatenbestand (mit Stand 18.6.2004, 12:00) weiterhin BVB-KAT-R zur Verfügung.
  
  In der zweiten Juni-Hälfte ruht die Katalogisierung also ganz.
   
• 1. Juli 2004
  Start von Aleph-K
  
  Zu diesem Zeitpunkt findet noch keine automatische Versorgung der Lokalsysteme über die "neue" SIKOM statt.

Parallel zu dem geschilderten Ablauf müssen vor der Verbund-Migration in den Bibliotheken mit Sisis-Lokalsystemen auch diese umstrukturiert werden, um die Erfassung von Lokaldaten zu ermöglichen. Die zeitlichen Planungen hierfür sind natürlich von den Voraussetzungen in den einzelnen Bibliotheken abhängig. Je früher dies allerdings geschieht, desto eher ist die einzelne Bibliothek zumindest bei der Lokaldatenbearbeitung vom Betrieb im Verbund unabhängig."

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Nach der planmäßigen und reibungslos verlaufenen Inbetriebnahme von Aleph-K wurden sukzessive die Personen- und Schlagwortnormdateien in den Lokalsystemen per Datenimport aus dem Verbund neu aufgebaut.

Nach der vollständigen Umstrukturierung der Lokalsysteme konnten die Bibliotheken die sog. "Schnelle Übernahme" in Betrieb nehmen, eine Schnittstelle, mit der einzelne Titel via Z39.50 vom Verbund ins Lokalsystem geholt werden können.

Die Fremddateneinspeicherungen konnten partiell wieder aufgenommen werden; lediglich die Daten der DNB stehen wg. Problemen mit den Normdateneinspeicherungen noch aus.

Am 8. Oktober wurde endlich auch die neue SIKOM, die Online-Schnittstelle zwischen Verbund und Sisis-Lokalsytemen, freigegeben.

Die Unterschiede in der Katalogdatenerfassung zwischen Aleph-K und BVB-KAT sind in der Dokumentation "Katalogdatenerfassung mit Aleph-K: Veränderungen gegenüber BVB-KAT" (PDF) aufgeführt.