Dublette Titelaufnahmen

Stand: 12/2018

1. Allgemeines
2. Vermeidung von Doppelaufnahmen
3. Bereinigen von Doppelaufnahmen
4. Hintergrund

 

1. Allgemeines

Die Verbunddatenbank des B3Kat (in Aleph-K die BVB01) enthält zahlreiche dublette Titelaufnahmen. Diese Dubletten sind teilweise in der Vergangenheit durch maschinelle Aktionen entstanden (s. 4. Hintergrung). Leider werden sie aber auch in der täglichen Arbeit durch mangelhafte Recherche und Ignorieren der Dublettenwarnung angelegt.

Da Dubletten sowohl für Benutzer als auch für Bibliotheken (Fernleihe!) nicht nur ärgerlich sind, sondern auch zu Mehraufwand führen (s. 4. Hintergrund), gilt die Devise:

Doppelaufnahmen müssen einerseits vermieden und andererseits - wenn sie schon vorhanden sind - nach Möglichkeit beseitigt werden.

2. Vermeidung von Doppelaufnahmen

Bitte tun Sie Ihr Möglichstes, dass Doppelaufnahmen gar nicht erst entstehen:

  • Recherchieren Sie gründlich!
    Kein Treffer
    • suchen Sie mit anderen Suchbegriffen
    • geben Sie nicht zu viele Suchbegriffe ein, weniger ist manchmal mehr - je mehr Suchbegriffe Sie eingeben (z.B. komplette Sachtitel), desto eher besteht die Gefahr, dass Sie einen vorhandenen Treffer nicht finden, weil er in einem der vielen Suchbegriffe von Ihrer Sucheingabe abweicht
    • beschränken Sie sich nicht auf eine reine ISBN-Suche.
  • Berücksichtigen Sie bei der Recherche auch Probleme, die das Auffinden erschweren können
    • Abgrenzung Hauptsachtitel und Zusatz,
    • unterschiedliche Transliterationen,
    • neue Rechtschreibung usw.
  • Stellen Sie keine neue Aufnahme neben eine bereits vorhandene (z.B. eine Fremddatenübernahme neben ein bereits vorhandenes Bestellkatalogisat)!
    Korrigieren Sie ggf. die vorgefundene Aufnahme - auch wenn das im Einzelfall aufwändiger ist als Fremddatenübernahme/Neuaufnahme.
    (Bei der Korrektur können Sie die Funktionalität „Dynamische Feldauswahl“ nutzen.)
  • Denken Sie daran, dass für Serienstücktitel teilweise fingierte Bestellkatalogisate unter dem Titel der Serie mit der Bandzählung angelegt werden und korrigieren Sie diese bei Vorliegen des entsprechenden Bandes zu Stufe-5-Aufnahmen.
  • Klicken Sie bitte nicht automatisch auf den Button "Ignorieren", wenn Sie beim Abschluss einer Titelaufnahme eine grüne Dublettenmeldung bekommen.                 

    Die Dublettenprüfung in Aleph-K ist zwar relativ grob, liefert Ihnen aber auch echte Dubletten. Lassen Sie sich über "Ähnl. suchen" die mögliche Dublette anzeigen und brechen Sie Ihre Neuaufnahme ab, wenn es sich tatsächlich um eine echte Doppelaufnahme handelt!

3. Bereinigung von Doppelaufnahmen

In Aleph-K gibt es eine Funktion, mit der Doppelaufnahmen zusammengelegt werden können. Damit werden Besitznachweise und ggf. Lokaldaten von einem Weg-Satz an einen Bleibt-Satz umgehängt und der Weg-Satz wird anschließend gelöscht. Diese Funktion steht nur an den Leitbibliotheken  zur Verfügung - nur sie können also Doppelaufnahmen zusammenlegen.

Ihre Möglichkeiten, Doppelaufnahmen selbst zu bereinigen, sind deshalb beschränkt. Wichtig ist aber, dass Sie die vorkommenden Fälle melden, damit sie bereinigt werden.

  • Finden Sie zwei oder mehr Aufnahmen, nutzen Sie bitte die Aufnahme mit der höheren Katalogisierungsstufe (bzw. die bessere Aufnahme) und leiten den Fall an die zuständige Redaktion (Leitbibliothek) weiter.
    (Dafür steht Ihnen als schnellste Möglichkeit die Memo-Funktion zur Verfügung.)
  • Wenn Ihre Bibliothek als einzige an einer der beiden Aufnahmen Bestand hat, können Sie den Fall mit etwas Aufwand selbst lösen: Sie müssen dazu einen Besitznachweis am Bleibt-Satz anlegen, danach im Lokalsystem Ihre Lokaldaten umhängen und dann - wieder in Aleph-K - Ihren Besitznachweis am Weg-Satz und ggf. diesen selbst löschen.
    Für Sie einfacher geht es, wenn Sie auch solche Fälle der zuständigen Redaktion (Leitbibliothek) melden.

 

4. Hintergrund

(Historische) Gründe für Dubletten in B3Kat:

  • Beim Aufbau des Online-Verbundes Anfang der neunziger Jahre des 20. Jahrhunderts wurde versucht, die identischen Titelaufnahmen der einzelnen Bibliotheken aus dem Offline-Verbund maschinell zusammenzuführen. Obwohl dabei ein ausgefeilter Duplication Check eingesetzt wurde, gelang es in vielen Fällen nicht, weil die Aufnahmen zwar intellektuell sofort als identisch zu erkennen sind, sie sich aber doch in Details unterscheiden.
  • Im laufenden Betrieb entstanden Doppelaufnahmen durch das frühe Anlegen von Bestellkatalogisaten und durch später eingespeicherte Fremddaten.
  • Kurz vor der Migration von BVB-KAT zu Aleph-K wurden die IFK-Aufnahmen der Bayerischen Staatsbibliothek eingespeichert. Die Dublettenprüfung konnte dabei nicht greifen, weil in diesen Aufnahmen die meisten für die Dublettenprüfung relevanten Felder nicht belegt sind. Sie sind daher in großem Umfang dublett zu bereits vorhandenen Aufnahmen.
  • In B3Kat entstehen Dubletten durch verschiedenste Einspeicherungsaktionen. Auch hier wird eine Dublettenprüfung eingesetzt, die aber je nach Qualität der gelieferten Daten mehr oder weniger Dubletten verhindern kann.

Warum sind Dubletten ein Problem?


Für Bibliothekare wie für Benutzer ist die Existenz von Doppelaufnahmen in einem Verbundkatalog unerfreulich - statt eines eindeutigen Treffers erhält man erst einmal eine Trefferliste und muss bei zwei oder mehreren Aufnahmen prüfen, welche die richtige ist bzw. wo der verfügbare Bestand hängt. Gerade letztere Fragestellung ist mit Einführung der Online-Fernleihe besonders wichtig geworden, weil Benutzer jetzt Exemplare, die in der eigenen Bibliothek vorhanden sind, über die Fernleihe bestellen können. Aber auch wenn das Werk in der eigenen Bibliothek nicht vorhanden ist, entsteht für die Fernleihstellen durch Mehrfachaufnahmen zusätzlicher Bearbeitungsaufwand, z.B. wenn ein Benutzer im Gateway Bayern eine Fernleihe anstößt und alle bestellbaren Exemplare dieser Aufnahme im Moment nicht verfügbar sind. Die Fernleihbestellung kann dann nicht durchgeführt werden, obwohl bei der Bearbeitung der Negativfälle festgestellt wird, daß verfügbare Exemplare an einer zweiten Aufnahme vorhanden sind.  Die erneute Fernleihbestellung kann dem Benutzer kaum zugemutet werden (er hat ja alles richtig gemacht) und muss deshalb von der Fernleihstelle erledigt werden.

Sie sind als Aleph-K-Anwenderin und -Anwender gefordert, im laufenden Betrieb besonders auf Doppelaufnahmen zu achten und sie zu bereinigen. Es handelt sich dabei nicht um "Schönheitskorrekturen" an der Datenbank - es geht darum, dass unsere Benutzer schneller zu ihrer gewünschten Literatur kommen und vielen Kolleginnen und Kollegen unnütze Arbeit erspart wird.

 

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