2    Ablauforganisation

Der bibliotheksübergreifende Einsatz der EDV macht ein Überdenken der herkömmlichen Abteilungsstrukturen und Arbeitsabläufe notwendig. Ein wichtiges Stichwort in diesem Zusammenhang ist das Bibliothekserwerbungssystem SIERA, welches die Erfassung eines Mediums in BVB-KAT bereits vor dem Kauf erfordert.
 

2.1    Medienbearbeitung

Die bisher getrennten Vorgänge der Erwerbung und der Erschließung sind beim Einsatz von SIERA rein formal zu einer Einheit verschmolzen. An vielen bayerischen Universitätsbibliotheken fand deshalb ein Umbruchprozess statt, welcher bewirkt, dass nur noch eine Abteilung "Medienbearbeitung" existiert. In den kleinen Fachhochschulbibliotheken waren diese beiden Vorgänge in der Praxis bereits oft in Personalunion durch einen Mitarbeiter vereinigt. Hier wird sich wenig ändern. Wenn jedoch getrenntes, spezialisiertes Akzessions- und Katalogisierungs-Personal vorhanden war, ist es Sache des Bibliotheksleiters die Entscheidung zu treffen, ob eine Beibehaltung dieser Trennung weiterhin sinnvoll ist. 

Seit jeher waren an den Fachhochschulbibliotheken die bei den Universitätsbibliotheken strikt getrennten Vorgänge der Formal- und der Sacherschließung in einer Hand, was in diesem Umfang einzig durch die Möglichkeit der Fremddatenübernahmen aus BVB-KAT zu realisieren war. Beim Einsatz des Erwerbungsmoduls SIERA ergibt sich durch die Katalogisierung der Medien bereits während des Erwerbungsvorgangs ein erhöhter Aufwand bei der Formalerschließung, da nachträgliche Korrekturen an ungenauen bibliografischen Erwerbungsangaben vorprogrammiert sind. Weitgehend ausgeglichen wird dieser Nachteil durch die Möglichkeit, den genauen Erwerbungsstatus eines Mediums vor allem am OPAC nachzuvollziehen und damit eine genauere Auskunftserteilung zu bieten.
 

2.2    Benutzung und Information

Der Wandel der bibliothekarischen Berufsstruktur ist für den Außenstehenden am deutlichsten an den Ausleih- und Informationstheken ersichtlich. Nicht nur die konventionelle Benutzung der Fachhochschulbibliotheken weitet sich ständig aus, sondern gerade und vor allem der Bedarf an Informationsvermittlung. Die Entlastung des Thekenpersonals von einfachsten Tätigkeiten ist zwar durch die Einführung der EDV bereits gegeben, doch muss weitere Entlastung erfolgen, um der qualifizierteren Aufgabenstellung gerecht werden zu können. 
Diese weitere Entlastung kann durch den Betrieb von Selbstverbuchungsanlagen geschaffen werden, mit deren Hilfe der Benutzer selbsttätig einfache Ausleihen vornehmen kann. Für die häufig auftretenden Problemfälle allerdings muss immer gewährleistet sein, dass Auskunftspersonal in greifbarer Nähe ist. Keinesfalls empfehlenswert ist die Medienrückgabe in dieser Form, hier muss schon wegen der Bezahlung kostenpflichtiger Mahnungen, der Durchsicht auf evtl. Beschädigungen und der korrekten Weitergabe vorgemerkter Medien die Kontrolle in der Hand des Bibliothekspersonals bleiben.
Es empfiehlt sich, die Thekenarbeitszeiten für den einzelnen Mitarbeiter zeitlich beschränkt zu halten, dadurch kann eine gleichbleibende Kundenfreundlichkeit dem Benutzer gegenüber gewährleistet werden.
Um auf die Bedürfnisse der Bibliotheksbenutzer besser eingehen zu können, werden periodische Umfragen unter den Bibliotheksbesuchern angestellt.

Das Angebot des OPAC über die Internet-Seiten der Bibliothek ist als deutliche Serviceverbesserung zu werten, weil hiermit ein Teil der Dienstleistung zeit- und ortsunabhängig angeboten werden kann. Die Ausweitung des Internet-Angebots auf den privaten Online-Zugang des jeweils eigenen Benutzerkreises zu elektronischen Zeitschriften, Datenbanken oder multimedialen Lehrangeboten wird angestrebt.
Ein weiterer unkonventioneller Schritt zur Serviceverbesserung ist an der Fachhochschule Landshut in Planung, welche in näherer Zukunft die 24-Stunden-Öffnungszeit der Bibliothek realisieren will. Die aufwendige technische Umsetzung soll mit Hilfe eines Zugangskontrollsystems, einer Selbstverbuchungsanlage, einer Buchsicherungsanlage und von Videoüberwachung erfolgen.
 

2.3    Outsourcing 

Unter Outsourcing versteht man in der betriebswirtschaftlichen Fachliteratur die Auslagerung von bisher im eigenen Unternehmen erstellten (Dienst-)Leistungsfunktionen an Dritte über einen permanenten oder länger befristeten Zeitraum, wobei der Outsourcing-Partner für die Abwicklung die volle unternehmerische Verantwortung übernimmt.
Als Mittel der Konzentration auf das eigentliche Kerngeschäft ist Outsourcing ein Ansatz zur Gestaltung unternehmensinterner Erfolgspotentiale und eine Aufgabe der strategischen Unternehmensführung, die für eine Erhaltung und Stärkung der Wettbewerbsfähigkeit sorgt.

Bibliotheken werden meist noch nicht unter dem Aspekt der Gewinnmaximierung betrachtet. Der stetige Stelleneinzug und die bei wachsendem Aufgabenspektrum immer knapper werdenden Personalressourcen (s.a. Punkt III.1.2) haben einen Umdenkprozess eingeleitet und dazu geführt, dass nach Reorganisationsmaßnahmen, Verlagerung von Routinetätigkeiten auf Benutzer und der intensivierten Zusammenarbeit von Bibliotheken in Form von Aufgabenteilungen (s.a. Punkt III.3) auch im wissenschaftlichen Bibliothekswesen Deutschlands gezielt Dienstleistungen von Dritten eingekauft, bzw. Arbeitsvorgänge an Dritte ausgelagert werden.

Bayerische Fachhochschulbibliotheken haben das Gestaltungspotential erkannt, das in Outsourcingmaßnahmen liegt.
Seit Ende 1998 läuft ein fachhochschulübergreifendes Outsourcingprojekt im EDV-Bereich, bei der ein gemeinsamer CD-ROM-Server hard- und softwareseitig von einer externen Firma betreut wird. Neben dem Einsparungspotential auf Kosten- und Personalseite sind vor allem die Vorteile im Servicebereich zu betonen. Unabhängig von Personal- und Rechenzentrumskapazitäten vor Ort kann an jeder Fachhochschule im Bereich CD-ROM-Datenbanken der gleiche Qualitätsstandard geboten werden.
Ebenfalls seit 1998 gibt es an einer Fachhochschulbibliothek ein Pilotprojekt "Outsourcing im Erwerbungs- und Katalogisierungsbereich - Lieferung regalfertiger Medien". Der erste Teil des Pilotprojektes im Erwerbungsbereich wurde bereits realisiert und läuft inzwischen im Echtbetrieb. Dabei werden sämtliche Akzessionierungsvorgänge bis zur Inventarisierung einschließlich der Datenhaltung außer Haus an einen Buchhändler vergeben. Die erreichte Personalfreisetzung mündet dabei in eine tatsächliche Kapazitätserweiterung in den Bereichen Schulung und Information.

Die durchweg positiven Erfahrungen werden dazu führen, dass Outsourcingprojekte zu akzeptierten Organisationsmaßnahmen im bibliothekarischen Arbeitsalltag werden. Sie helfen nicht nur Kosten sparen und Personaldefizite auffangen, sondern sichern das Erreichen von bibliothekarischen Entwicklungszielen.

3    Kommunikation und Kooperation 

Gerade eine personell und finanziell schmal ausgestattete Bibliothek ist auf unmittelbare Kommunikation sowohl zwischen den Mitarbeitern wie auch auf eine bibliotheks-, und sogar länderübergreifende Verständigung angewiesen. In dieser Hinsicht wurden nicht zuletzt durch die völlige Umstrukturierung des Arbeitsplatzes neue Möglichkeiten, aber auch neue Forderungen geschaffen.
 

2.3    Bibliotheksübergreifend 

Innerhalb der Institution "Hochschule" muss die Bibliothek nicht nur über verwaltungstechnische Änderungen auf dem laufenden gehalten werden. Es wird nötig sein, die Bibliothek über alle geplanten und vorgenommenen Neuerungen innerhalb des Studienbetriebs (Einführung neuer Bachelor- und Master-Studiengänge) in Kenntnis zu setzen, damit die Strategieplanung der Bibliothek jederzeit mit derjenigen der Hochschule konform geht und damit Erwerbungs-, Benutzungs- und Informationspolitik frühzeitig genug abgestimmt werden können. Dies wird vor allem durch eine Miteinbeziehung der Bibliothek in die Gremienarbeit der Hochschule erreicht, aber auch durch eine enge Zusammenarbeit mit Multimedia- und Rechenzentren. Die Notwendigkeit zum Angebot teurer bibliographischer Hilfsmittel, wie z.B. Datenbanken, oder der Bereitstellung elektronischer Zeitschriften forciert in den letzten Jahren eine immer engere Zusammenarbeit zwischen den Fachhochschulbibliotheken. Bestes Beispiel hierfür ist der gemeinsame CD-ROM-Server, welcher seit 1998 von einer Nutzergruppe, bestehend aus allen Fachhochschulbibliotheken Bayerns und der Bibliothek des Deutschen Museums gemeinsam betrieben wird. Als logische Weiterentwicklung des Kooperationsgedankens kann die gemeinsame Nutzung von Bibliotheks-Rechnern gewertet werden, wodurch Kosten bei Anschaffung und Wartung eingespart werden können (s.a. Punkt II. 3.3). Darüber hinaus wird zusätzlich bei sämtlichen teuren Literatur- und Medien-Anschaffungen die Bildung von Konsortien angestrebt, zum größten Teil werden aufwändige Käufe durch den Zusammenschluss mehrerer Bibliotheken finanziell überhaupt erst möglich. Für all diese Gemeinschaftsprojekte ist die ständige Kommunikation zwischen den bayerischen Fachhochschulbibliotheken unabdingbare Voraussetzung. Deshalb wurde eine eigene E-Mail-Liste eingerichtet (FH-Bibliotheken@fh-nuernberg.de), über die man mit einem einzigen Anschreiben unmittelbar alle Kollegen erreicht und schnellste Resonanz erwirken kann.

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