1.1    Allgemeines

"Die Bibliothek ist eine zentrale Einrichtung der Hochschule. Sie umfasst den gesamten Bücherbestand der Hochschule und gliedert sich in die zentrale Bibliothek und in Teilbibliotheken; diese bestehen insbesondere für Fachbereiche." Diese Bestimmungen des Bayerischen Hochschulgesetzes gelten nach wie vor auch für Fachhochschulbibliotheken.

Die Bibliothek ist eine Dienstleistungseinrichtung. Ihre Dienstleistungen müssen bedarfsgerecht aufbereitet sein. Ein immer differenzierter werdender Informationsbedarf bedingt eine immer differenziertere Produktpalette, wobei digitale und konventionelle Medien als gleichberechtigt betrachtet werden. Die Bibliothek kann ihre Aufgabe nur erfüllen, wenn die Information als integraler Bestandteil der Hochschule angesehen wird und sie von Geld- und Personalausstattung her in die Lage gesetzt wird, die konzeptionelle Vorarbeit zu leisten.

Die Aufgabengebiete des Bibliotheksleiters – in der Regel nach wie vor ein Diplombibliothekar (gD) – haben sich im Verlauf der letzten Jahre stark erweitert und verändert. Neben den traditionellen Führungs- und Managementaufgaben innerhalb der Bibliothek hat sich sein Zuständigkeitsbereich ausgedehnt sowohl hinein in die Fachbereiche und Abteilungen der Fachhochschule als auch nach außen in die Öffentlichkeit. Neben der allgemeinen Organisation, Planung und Kontrolle, der Haushaltsplanung und -führung, der Erwerbungspolitik sowie des Personalmanagements, wie sie bereits in der mehrfach erwähnten 1. Fortschreibung der Empfehlungen... niedergelegt sind, haben sich durch neue Entwicklungen z.T. völlig neue Aufgabenstrukturen ergeben.

Die veränderten Randbedingungen und Zielsetzungen in der Hochschulpolitik wirken auch auf die Bibliotheken ein, die sich künftig in einer größeren Selbständigkeit und Verantwortlichkeit wieder finden und sich nicht nur dem Leistungswettbewerb innerhalb der eigenen Hochschule, sondern auch einem Ranking zwischen den einzelnen Hochschulen stellen müssen. Dafür sind Kriterien für ein Benchmarking zu erarbeiten, es müssen allgemeingültige Vergleichsindikatoren bereitgestellt und ausgewertet werden.
Für die Strategieplanung innerhalb der Hochschule muss ein Bibliotheksentwicklungsplan erarbeitet werden, der in einem Zielvereinbarungsgespräch mit der Hochschulleitung begründet, erläutert, verfeinert wird und für dessen Umsetzung der Bibliotheksleiter zu sorgen hat. 

Im Rahmen der neuen Hochschulpolitik wird u.a. verstärkt auf die Kommunikation innerhalb der einzelnen Bereiche Wert gelegt. Dies äußert sich durch die Einführung des „Mitarbeitergesprächs", welches die Abteilungsleiter mit ihren Untergebenen in jährlichem bzw. zweijährigen Abstand zu führen haben. Ebenso wichtig sind interne Abteilungsbesprechungen, die möglichst in monatlichem oder zweimonatigem Abstand abgehalten werden sollen und sowohl die Transparenz der Entscheidungen wie auch den Informationsfluss fördern. Die Protokolle dieser Besprechungen können im Intranet bzw. auf nur beschränkt zugänglichen Webseiten abgelegt werden.
Für die reine Nachrichtenübermittlung hat sich die Form des E-Mail-Kontaktes bewährt.
 

1.2    Personalmanagement

Die anhaltenden personellen Engpässe an den Fachhochschulbibliotheken erfordern seit jeher ein hohes Maß an Integration vorhandener Ressourcen. Eine nach Laufbahngruppen unterteilte Organisation ist an Fachhochschulbibliotheken nicht üblich und nicht möglich. Die Rationalisierung hat bereits ein so hohes Maß erreicht, dass Leistungssteigerung nur mehr durch erhöhte Motivation zu erzielen ist. Untergraben wird diese Motivation allerdings nicht zuletzt durch mangelnde Beförderungsmöglichkeiten sowie durch eine zeitliche Befristung der Dienstverhältnisse.
Neben der gewohnten periodischen Beurteilung gibt insbesondere die Einführung der Leistungsprämie und des Leistungszuschlages für bayerische Beamte auch dem Bibliotheksleiter die Möglichkeit, besonders herausragende Leistungen im Mitarbeiterstab zu belohnen. Anzustreben ist ein derartiger finanzieller Ansporn allerdings ebenso für Angestellte und Arbeiter im bayerischen Staatsdienst.

Durch die vom Bayerischen Obersten Rechnungshof geforderte "schlanke Verwaltung", die an den bayerischen Fachhochschulbibliotheken seit jeher mehr als realisiert ist, ergibt sich für jeden Mitarbeiter eine Bündelung von Funktionen - es entstand der "Allround-Mitarbeiter" (multi-tasking), dessen Arbeitsbereich nur mehr schwerpunktmäßig gelagert ist, Teamarbeit steht im Vordergrund. Dies ist nur durch den ebenfalls "multifunktionalen" Arbeitsplatz am PC möglich, der es erlaubt, fast alle anfallenden Tätigkeiten – sofern sie nicht rein manueller Natur sind – von einem und demselben Gerät aus und von einer und derselben Person auszuüben. Dies wirkt sich direkt auf den vom der Bibliotheksleiter zu erstellenden Geschäftsverteilungsplan aus, welcher für jeden Mitarbeiter prozentual aufgeschlüsselte Tätigkeitsmerkmale aufweist.
Die Einrichtung von Telearbeitsplätzen wird in einzelnen Ausnahmefällen sinnvoll sein und sollte nicht aus den Augen verloren werden.

Die Qualitätspolitik muss für jede Fachhochschulbibliotheksleiter an erster Stelle stehen. Der Einsatz der EDV in allen nur denkbaren Bibliotheksbereichen bewirkt zwar einerseits den Wegfall von einfachsten (Sortier-) Tätigkeiten, hat aber andererseits einen neuen und immer stärker anwachsenden Bedarf an umfangreicher Auskunfts- und Informationsvermittlung geschaffen, welcher einzig durch hochqualifiziertes Personal zu decken ist. Um einen hohen Standard zu erreichen und zu halten, sind an erster Stelle kontinuierliche und umfassende Aus- und Fortbildungsmaßnahmen für die Mitarbeiter im Benutzungs- und Informationsbereich zu nennen, da dieser Bereich als "Aushängeschild" der Bibliothek dient. Die Bandbreite variiert vom grundlegenden PC-Lehrgang über den Fremdsprachen- und den Internetkurs bis hin zum Kommunikationstraining.
Hier ist nicht zuletzt die Hochschulleitung zur Einsicht aufgefordert, für eine kontinuierliche Finanzierung und nachhaltige Förderung von Fortbildungsmaßnahmen zu sorgen.
 

1.3    Finanzmanagement

Im Zeichen von Budgetierung und Globalisierung erfährt die Etatplanung einen Wandel. Neben dem erforderlichen detaillierten Finanzplan für die Medien-, Literatur- und Sachbeschaffung hat der Bibliotheksleiter in erheblichem Maße dafür Sorge zu tragen, dass die wachsenden Belange mit einer angemessenen EDV-Ausstattung, sonstiger Sachausstattung und die Finanzierung weiterer, für die allgemeine Bibliotheksorganisation notwendiger Maßnahmen und Investitionen sichergestellt werden.
Partner sind außer der Hochschulleitung das örtliche Rechenzentrum und/oder die Verbundzentrale der Bayerischen Staatsbibliothek sowie die Zentralverwaltung (Personal- und Haushaltsabteilung). Die Bibliothek verfügt entweder über eigenes Controlling oder muss an der Entscheidung über die Einführung eines institutionsweiten Controlling-Systems beteiligt werden.

Wesentlich vereinfacht wird die Haushaltspolitik der Bibliothek durch Zuteilung eines Globaletats, wodurch unvorhersehbare Ausgaben durch interne Mittelumschichtung bestritten werden können. Die Übertragung des Etats ins Folgejahr bedeutet eine weitere Erleichterung, da nicht nur die bisher üblichen "Stoßzeiten" am Jahresende entzerrt werden können, sondern auch ein Ansparen auf größere Projekte gewährleistet ist.

Im Zuge der zu erwartenden Kosten-/Leistungsrechnung wird es auch für die Fachhochschulbibliotheken immer zwingender, sich um die Einwerbung von Drittmitteln bzw. von Spenden zu kümmern. Hier sind dem Erfindungsreichtum keine Grenzen gesetzt, es gilt allerdings, jede Art von Sponsoring genau zu prüfen, da auch auf diesem Gebiet unseriöse Mittler auftreten. Die erfolgreiche Einwerbung solcher Drittmittel darf keinesfalls zu einer Verringerung des regulären Etats durch die Hochschule führen.
 

1.4    Öffentlichkeitsarbeit

Eine starke Ausweitung hat die Aufgabenstellung des Bibliotheksleiters in bezug auf Öffentlichkeitsarbeit erfahren. Besonders die „Kunden"-Werbung in der breiten Öffentlichkeit ist im Zuge des "Rankings" und der "Evaluierung" unter den Hochschulen zu einem wichtigen Arbeitszweig erwachsen. Hier gilt es, neben eigener Ideenfindung auch die Kreativität der Mitarbeiter zu fördern, um vor allem auch die neuen technischen Möglichkeiten der Public Relation gezielt einzusetzen. Nicht vernachlässigt werden dürfen jedoch die herkömmlichen Werbestrategien über die Print-Medien, die durch Pressemitteilungen oder Pressekonferenzen ausgenutzt werden können.

Anregungen, Fragen, Wünsche an: Webmaster