2   Etat

2.1   Grundlagen

Wegen der zu erwartenden Neuordnung der Etatvergabe an die Hochschulen in Form der Zuweisung von Globalhaushalten und der meist damit verbundenen Einführung der Kostenrechnung und der Budgetierung in den Verwaltungen wird es notwendig sein, dass die Hochschulbibliotheken ihren Mittelbedarf gegenüber dem zuständigen Ministerium und gegenüber der eigenen Hochschule wohlbegründet geltend machen. Insbesondere ist der Finanzbedarf der Bibliotheken bei der Verteilung leistungsbezogen vergebener Haushaltsmittel mit zu berücksichtigen. 
 

2.2   Medienetat

2.2.1   Derzeitige Situation

Die Etatsituation der Fachhochschulbibliotheken ist seit 1995 gekennzeichnet durch Diskontinuität und durch erheblich unter dem Bedarf liegende Mittelzuweisungen. Dieses strukturelle Etatdefizit konnte durch Sondermittel in immer geringerer Höhe nur unzureichend ausgeglichen werden. Der Etatmangel und die fehlende Planungssicherheit verhinderte an den Fachhochschulbibliotheken einen kontinuierlichen Bestandsaufbau und führte in Lehre und Forschung zu erheblichen Informationslücken. Sekundärdienste wie Fernleihe und Subito sind kein adäquater Ausgleich für die fehlende Grundversorgung.
Zudem besteht die Gefahr, dass von der Bibliothek wegen Geldmangels nicht beschaffte Medien an anderer Stelle der Hochschule aus anderen Haushaltstiteln doch gekauft werden, dort aber nur einem eingeschränkten Nutzerkreis zur Verfügung stehen. Aufgabe der Hochschulleitung ist daher, Ausgabentransparenz zwischen Bibliothek und Fachbereichen zu gewährleisten und die Mittel für Medienbeschaffung in der Zentralbibliothek zu bündeln.
Einen Vergleich der Etatsituation der bayerischen Fachhochschulbibliotheken mit der anderer Bundesländer zeigt die Tabelle 4.
Diese Tabelle - sortiert nach der Ausgabenhöhe von 1999 - wird naturgemäß angeführt von den Bundesländern, in denen Fachhochschul-Neugründungen stattfanden, die mit vom Bund bezuschussten Ersteinrichtungsmitteln ausgestattet sind. Hierunter sind auch die sieben bayerischen Neugründungen zu finden. Die zehn alten bayerischen Fachhochschulbibliotheken bilden zusammen mit denen von Rheinland-Pfalz das traurige Schlusslicht der Tabelle.
 

2.2.2   Bedarf / Empfehlung:

2.2.2.1   Grundlagen der Bedarfsberechnung

In den "Empfehlungen für den Ausbau der Bibliotheken der Fachhochschulen in Bayern - 1. Fortschreibung, 1993" (S. 39 ff, Abschnitt 8.2 Laufende Bucherwerbung) wurde ein Berechnungsmodell vorgestellt, das sich seit 1993 grundsätzlich bewährt hat und deshalb auch weiterhin den Etatberechnungen zugrundegelegt werden soll. Darin wird für jede Bibliothek eine Soll-Erwerbung in Bänden festgelegt und die dafür nötige Etathöhe ermittelt. Dazu werden die drei Parameter "Anzahl der Studierenden - Jährlicher Literaturbedarf pro 1.000 Studierende - Buch-, Zeitschriftenpreis" zueinander in Beziehung gesetzt und durch Zuschläge ergänzt. 
Die einzelnen Berechnungsparameter und die Art der Zuschläge müssen jedoch an neuere Entwicklungen und seither gewonnene Erfahrungen - auch aus anderen Berechnungsmodellen wie dem für die bayerischen Universitätsbibliotheken und dem für die Fachhochschulbibliotheken der neuen Bundesländer - angepasst werden.

2.2.2.2    Berechungsparameter: 

Anzahl der Studierenden

Als Indikator für die Größe und den Ausbaugrad einer Fachhochschule dient grundsätzlich die Anzahl der Studierenden in den einzelnen Fachbereichen bzw. Studiengängen. Unterschreitet die tatsächliche Anzahl die gültige Ausbauzielzahl, weil sich ein Studiengang z.B. erst im Aufbau befindet oder aus konjunkturellen Gründen in bestimmten Fächern die Anzahl vorübergehend unter die Ausbauzielzahl absinkt, soll als Mindestgröße die Ausbauzielzahl herangezogen werden, um einen kontinuierlichen Bestandsaufbau gewährleisten zu können. 
Im Berechungsmodell für die bayerischen Universitätsbibliotheken richtet sich der Ausbaugrad eines Faches und damit das Soll der zu beschaffenden Medien nach der Zahl der Professorenstellen, ganz unabhängig von der Anzahl der Studierenden. Diese spielt nur für den Bestand der Lehrbuchsammlung eine Rolle. An Fachhochschulen hängt die Zahl der Professoren vom unterschiedlichen Betreuungsaufwand für die einzelnen Studiengänge ab. Sie kann daher kein Maß für den Medienbedarf sein. Allerdings muss wie an den Universitätsbibliotheken sichergestellt sein, dass auch Fächer mit niedrigen Studentenzahlen eine ausreichende Grundversorgung mit Medien erhalten. Nachfolgend unter Punkt 2.2.2.3.1 werden Fächergruppen je nach dem Fächerspektrum der einzelnen Fachhochschulen gebildet und diesen die Anzahl der Studierenden eines Fachbereiches oder die Summe der Studierenden mehrerer Fachbereiche zugeordnet. Um auch kleinere Fächer ausreichend zu berücksichtigen, soll jeder Fächergruppe die Zahl von mindestens 500 Studierende zugeordnet werden.

Buch- und Zeitschriftenpreis, Erwerbungsverhältnis Bücher / Zeitschriften:

Zu Grunde gelegt werden die Durchschnittpreise, die von der Bayerischen Staatsbibliothek jährlich aufgrund der für die Deutsche Bibliotheksstatistik (DBS) gemeldeten Erwerbungen errechnet werden. Aktuell liegen die Zahlen für 1999 vor, die aufgrund der Erwerbungen der bayerischen Fachhochschulbibliotheken ermittelt wurden. 
Kennzeichnend für die bayerischen Fachhochschulbibliotheken ist der geringe Bestand an Zeitschriften, im Gegensatz zu den Universitätsbibliotheken. Wegen der Diskontinuität des zur Verfügung stehenden Etats wurde vorrangig der Bedarf an Monografien befriedigt, die längerfristige Bindung von Haushaltsmitteln für Abonnements wurde wo möglich vermieden. Erstrebenswert ist aufgrund der bisherigen Erfahrungen ein Verhältnis von 10 : 1, Monografien : Zeitschriftenjahrgängen.

Jährlicher Literaturbedarf pro 1000 Studierende:

In den "Empfehlungen für den Ausbau der Bibliotheken der Fachhochschulen in Bayern, 1. Fortschreibung 1993" werden auf S. 39 in Kapitel 8.2, Laufende Bucherwerbung, als jährlicher Literaturbedarf folgende Zahlen genannt:
 

Diese Zahlen haben sich im Erwerbungsverhalten der letzten Jahre als Relation zwischen den einzelnen Fächergruppen bestätigt. Allerdings ist inzwischen die Internationalisierung des Studienangebotes erklärtes Ziel aller bayerischen Fachhochschulen. Um daher einen Teil der deutschsprachigen Bestände zusätzlich auch in einer Fremdsprache (in der Regel Englisch) beschaffen zu können, sollen diese Soll-Erwerbungszahlen um ca. 10 % erhöht werden:

2.2.2.3   Bedarfsberechnung für die bayerischen Fachhochschulbibliotheken

2.2.2.3.1   Bedarf für fachlich zugeordnete Literatur

Das Fächerspektrum der Fachhochschulen wird zunächst in vier Fächergruppen zusammengefasst, die in bezug auf Preis bzw. Literaturbedarf pro Studierender ähnliche Merkmale haben. In den "Empfehlungen..." von 1993 wird nur nach zwei Gruppen "Technik" und "Wirtschafts- und Sozialwissenschaften" unterschieden. Eine feine Differenzierung berücksichtigt jedoch besser die Preisunterschiede bzw. den unterschiedlichen Literaturbedarf der Fachgebiete. 

Es handelt sich um folgende Fächergruppen:

• Sozialwesen, Geisteswissenschaften (z.B. Sprachen)
• Wirtschaft
• Technik, Naturwissenschaften
• Architektur, Design

Diesen Fächergruppen werden die Parameter Studentenzahl, Buch- und Zeitschriftenpreis und Jährlicher Literaturbedarf pro 1000 Studierende zugeordnet.

Dabei wird der Durchschnittspreis pro Fächergruppe, der Bücher zu 10 Teilen und Zeitschriften zu einem Teil berücksichtigt, folgendermaßen berechnet: 
Zu jeder Fächergruppe werden die an der jeweiligen Fachhochschulbibliothek relevanten und in der Preistabelle aufgeführten Fächer ausgewählt und der dafür gültige Preis aus der Tabelle zugeordnet. Dann werden die Preise pro Fach addiert und die Summe durch die Zahl der herangezogenen Fächer dividiert.

Formel für eine Fächergruppe, die aus 4 Fächern besteht:
 

Das Ergebnis wird in folgender Formel mit den übrigen Parametern zueinander in Beziehung gesetzt:
 

Das Ergebnis aus der Formelberechnung bezeichnet den Etatbedarf für die jeweilige Fächergruppe. 
 

2.2.2.3.2   Bedarf für allgemeine, fächerübergreifende Literatur:

Zusätzlich zu berücksichtigen ist der Bedarf für allgemeine, fächerübergreifende Literatur. Jede Fachhochschulbibliothek soll aufgrund einschlägiger Erfahrungen der letzten Jahre unabhängig von der Studentenzahl über einen Mindestbestand von 2000 Titeln verfügen, die im Durchschnitt 10 Jahre aktuell bleiben. Um den Bestand laufend zu aktualisieren, ist also der jährliche Erwerb von mindestens 200 Titeln notwendig. Wie oben beim Parameter "Buch- und Zeitschriftenpreis" erläutert, werden Monografien und Zeitschriften im Verhältnis 10 : 1 beschafft. Es ergibt sich folgende Berechnungsformel:
 

2.2.2.3.3   Bedarf für elektronische Fachinformation:

Bis vor wenigen Jahren gab es an den meisten Fachhochschulbibliotheken keine Fachbibliografien. Ein entsprechender Etatansatz fehlt deshalb im Etatmodell von 1993. Das steigende wissenschaftliche Niveau und das damit veränderte Lehr- und Lernverhalten erfordern jedoch das Angebot an zeitgemäßer Fachinformation in Form fachlicher Literaturdatenbanken. Diese sind heute entweder über den gemeinsamen CD-ROM-Datenbank-Server der Fachhochschulbibliotheken oder direkt vom Anbieter online im Hochschulnetz zugänglich, wie z.B. WISO und FIZ-Technik. 
Im Etatmodell für die bayerischen Universitätsbibliotheken wird dafür in den Geistes- und Sozialwissenschaften ein Prozentsatz von 4 % und in den Naturwissenschaften und Technik von 8 % als Zuschlag zur Berechnung für fachlich zugeordnete Literatur angesetzt. Diese Höhe der Zuschläge reicht für die Fachhochschulbibliotheken nicht aus, da sich bei den Berechnungen unter Punkt 2.2.2.3.2 eine geringere Etathöhe als bei den Universitätsbibliotheken ergibt, die Kosten für die Datenbanken jedoch annähernd gleich sind. Es sind daher Zuschläge von 6 % bei den Geistes- und Sozialwissenschaften und von 10 % bei den Naturwissenschaften und der Technik notwendig.
 

2.2.2.3.4   Einbandkosten:

Jeder Zeitschriftenjahrgang wird gebunden, derzeit zum Preis von ca. 35 DM. Von den jährlich erworbenen Monographien werden erfahrungsgemäß etwa 2 % gebunden, durchschnittlich zum Preis von 25 DM.

Die Summe der vier Einzelberechnungen ergibt den gesamten Etatbedarf für eine Fachhochschulbibliothek. 
Im Anhang beigefügt ist eine Modellberechnung für die Fachhochschulbibliothek Nürnberg (s. Tabelle 5).
 

2.3    Sachetat inklusive Reisekosten

Viele der "alten" Fachhochschulbibliotheken waren in den letzten Jahren mit einem gravierenden Mangel an Sachausstattung konfrontiert, der dringend behoben werden muss.

Im Zuge der an allen Fachhochschulen bevorstehenden Einführung der Kostenrechnung werden alle Ausgaben bei der Kostenstelle Bibliothek zusammengeführt. Jede Bibliothek muss sich daher einen umfassenden Überblick über ihren Bedarf bei den einzelnen Titeln verschaffen und ihn rechtzeitig vor Beginn eines Haushaltsjahres im Haushaltsamt oder bei der Hochschulleitung anmelden, damit sie auf ein ausreichend hohes Budget zugreifen kann.

Der Sachetat einer Fachhochschulbibliothek besteht überwiegend aus Geldern, die bei einzelnen Titeln der Titelgruppen 01, 03, 73, 76 und 99 (EDV) verbucht werden. An dieser Stelle soll der Bedarf an Haushaltsmitteln der Titelgruppen 01, 03, 73 und 76 betrachtet werden. Der Bedarf für EDV wird unter Punkt II.3, Datenverarbeitung behandelt. 

Wegen der sehr unterschiedlichen Voraussetzungen (räumliche Situation, Größe, Aufgaben) kann an dieser Stelle keine für alle Fachhochschulbibliotheken geltende Empfehlung gegeben werden. Jede Fachhochschulbibliothek kann sich anhand der folgenden Stoffsammlung einen Überblick über die notwendige Ausstattung verschaffen.

Etatbedarf besteht insbesondere bei folgenden Titeln:

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