1   Personalausstattung

1.1   Derzeitige Situation

Die allgemeine Situation im Personalbereich der bayerischen Fachhochschulbibliotheken hat sich seit dem Erscheinen der "Empfehlungen zum Ausbau der Bibliotheken der Fachhochschulen in Bayern - 1. Fortschreibung, 1993" nur auf den ersten Blick verbessert. Zwar konnte seither eine Zunahme der Bibliotheksstellen um 30 %, von 85,75 Stellen in 1993 auf 111,65 Stellen in 1999 verzeichnet werden. Gleichzeitig stieg aber wegen der acht Neugründungen von Fachhochschulen zwischen den Jahren 1994 und 1996 die Zahl der zu betreuenden Bibliotheken um 40% von 20 auf 28 Bibliotheken (s. Tabelle 1). Das heißt, im Vergleich zu 1993 betreuen im Verhältnis weniger Bibliothekare mehr Bibliotheken und mehr Studierende. Die Personalausstattung in den einzelnen Bibliotheken hat sich also nicht verbessert, sondern verschlechtert.

Bei vergleichenden Betrachtungen zum Personalstand von Bibliotheken muss berücksichtigt werden, dass jede Bibliothek Besonderheiten aufweist, die den Personalbedarf entscheidend beeinflussen: räumliche Gegebenheiten, der Anteil von Altbeständen, Öffnungszeiten, das Spektrum der Dienstleistungen oder die Nutzung von Fremdleistungen. Auf der anderen Seite sind durch den hohen Grad der Automatisierung von bibliothekarischen Arbeitsvorgängen und dem Fortschritt bei Kooperationen und zentralen Diensten viele Organisationsfelder in den Bibliotheken vergleichbar geworden.

Fachhochschulbibliotheken sind stark benutzungsorientierte Bibliotheken und haben zumindest in Bayern weder Archivfunktion noch wissenschaftlichen Forschungsauftrag. So liegt es nahe beim Vergleich der Personalsituation zwischen bayerischen und Fachhochschulbibliotheken anderer Bundesländer zwei benutzerorientierte Indikatoren zu Hilfe zu nehmen. 
Die Indikatoren "Mitarbeiter pro 1.000 Studierende" bzw. "Mitarbeiter pro 1.000 aktive Benutzer" zeigen die Servicemöglichkeiten, die eine Bibliothek für ihre primäre Benutzergruppe Studierende und darüber hinaus für alle ihre Benutzer zur Verfügung stellt (s. Tabelle 2).
Dabei muss für Bayern zwischen den schon länger bestehenden Fachhochschulbibliotheken und den Neugründungen, die sich noch in der Aufbauphase befinden, unterschieden werden. Die für die neuen Fachhochschulbibliotheken berechneten relativ guten Positionen werden in den nächsten Jahren nach unten korrigiert werden müssen, wenn das Ausbauziel dieser Fachhochschulen erreicht, bzw. überschritten wird und die Personalausstattung in den Bibliotheken wie in allen schon länger bestehenden Fachhochschulbibliotheken nicht Schritt hält mit dem Ausbau der Hochschulen.
Beim Indikator "Mitarbeiter pro 1.000 Studierende" nehmen die alten bayerischen Fachhochschulbibliotheken mit der siebten von fünfzehn Positionen einen Mittelplatz ein. 
Fünf Bundesländer liegen hier vor Bayern: Berlin und Brandenburg - für die Berechnung wurden die beiden Bundesländer zusammengefasst - Rheinland-Pfalz, Niedersachsen und Nordrhein-Westfalen. 
Berechnet wurden die beiden Indikatoren außerdem für die bayerischen Universitätsbibliotheken. Erwartungsgemäß besetzen die Universitätsbibliotheken bei beiden Indikatoren den ersten Platz und sind mit doppelt so viel Personal wie die jeweils beste Fachhochschulbibliothek ungleich besser ausgestattet.

Die auch historisch begründete knappe Personaldecke hat in den Fachhochschulbibliotheken ausgeprägt flache Hierarchien entstehen lassen. Die Aufgabengebiete der einzelnen Mitarbeiter sind vielschichtiger und verantwortungsvoller gestaltet als im universitären Bibliotheksbereich. Mischarbeitsplätze sind die Regel und in vielen Fachhochschulbibliotheken ist nahezu jeder Mitarbeiter in benutzungsbezogene Dienstleistungen eingebunden. Vielfach werden Tätigkeiten der übergeordneten Laufbahngruppen wahrgenommen.

Die Einführung der Datenverarbeitung in allen Bereichen der Bibliothek hat vor allem bei den traditionellen Geschäftsgängen Rationalisierungsmöglichkeiten eröffnet. Die Einsparungsmöglichkeiten im Personalbereich werden allerdings erst durch einen verstärkten Personaleinsatz in den Bereichen EDV und Koordination ermöglicht und so findet theoretisch lediglich eine Personalverschiebung statt. Aufgrund der fortschreitenden EDV-Entwicklung entfallen viele der gewohnten Routinearbeiten, bzw. werden auf Benutzer oder Dienstleister übertragen, so dass letztendlich immer weniger Tätigkeiten für weniger qualifiziertes Personal bleiben, wogegen der Anteil an Tätigkeiten mit hohem Anspruch steigende Tendenz aufweist.

Die sich seit Beginn der neunziger Jahre immer schneller verändernde Informations- und Kommunikationslandschaft hat das Aufgaben- und Dienstleistungsspektrum in Bibliotheken erheblich erweitert. Der Qualifizierungsstandard beim Personal wird nicht nur für die eigentlichen bibliothekarischen Verwaltungstätigkeiten und im Informations- und Schulungsbereich immer höher. Die Durchdringung sämtlicher Arbeitsfelder der Bibliothek mit EDV fordert EDV-Kompetenz bei inzwischen allen Mitarbeitern. 

Für jede Bibliothek sind zudem ein bis zwei ausgewiesene EDV-Spezialisten nötig als bibliothekarische Systemverwalter, die gleichzeitig kompetente Gesprächs- und Arbeitspartner für das örtliche Hochschulrechenzentrum sind.
 

1.2   Personalbedarf

Noch immer gibt es für die Bedarfsberechnung von Personalstellen in (Fachhochschul-) Bibliotheken kein allgemein gültiges Modell. 
Das für Bayern entworfene Modell von 1993 (veröffentlicht in: „Empfehlungen für den Ausbau der Bibliotheken der Fachhochschulen in Bayern - 1. Fortschreibung, S. 29" ist rudimentärer Art. Der Stellenbedarf wird dort laufbahnunabhängig für drei bibliothekarische Arbeitsbereiche (Zugang, Ausleihe, Auskunft und Information) ermittelt. Dazu wird ein Zuschlag von 12% für sonstige Tätigkeiten addiert.
Zu kritisieren sind in diesem Modell vor allem die fehlende Berücksichtigung der inzwischen erfolgten Automatisierungsfortschritte in allen Bereichen der Bibliothek, die fehlende Differenzierung von einzelnen Arbeitsbereichen für die verschiedenen Laufbahngruppen und die nicht berücksichtigten Arbeitsbereiche Fernleihe, allgemeines Bibliotheksmanagement und EDV, für die der zwölfprozentige Zuschlag für sonstige Tätigkeiten angesichts der heutigen Arbeitssituation sicherlich zu niedrig gegriffen ist.

Auch andere Berechnungsmodelle (z.B. Planungspapier für das Land Brandenburg u.a.), die streng zugangsbezogen arbeiten, spiegeln die heutige Arbeitssituation in einer modernen benutzungs- und informationsbezogenen Fachhochschulbibliothek, die sich nicht ausschließlich über den Zugang und die Bestandshöhe definiert, nur unzureichend wieder.

Von der Arbeitsgemeinschaft der Fachhochschulbibliotheken in Nordrhein-Westfalen wurde 1997/1998 ein dynamisches Modell zur Berechnung des Personalbedarfs an Fachhochschulbibliotheken empirisch entwickelt (https://www.bib.fh-lippe.de/personal/personal.html). Alle Bereiche der Bibliothek werden mit ihren wesentlichen Tätigkeiten beschrieben. Die einzelnen Arbeitsvorgänge sind differenziert mit entsprechenden Zeitanteilen für die jeweilige Erledigung definiert. Die Anzahl einzelner Erledigungen geht als Multiplikator, die Anteile der verschiedenen Laufbahngruppen fließen prozentual in die Berechnungen ein. Das Berechnungsmodell basiert auf Excel, Anpassungen und Veränderungen von Arbeitsinhalten, Zeitanteilen, Gewichtungen etc. können problemlos vorgenommen werden. Die notwendigen Arbeitszeiten werden zusammengefasst und im Formular in Stellenäquivalente umgerechnet.

Untersucht werden sollte der Personalbedarf an bayerischen Fachhochschulbibliotheken. Dazu wurden in fast allen bayerischen Fachhochschulbibliotheken Berechnungen sowohl nach dem bayerischen Modell von 1993 als auch nach dem nordrhein-westfälischen Modell von 1998 durchgeführt. Ausgangspunkt waren die Eckdaten der Fachhochschulbibliotheken von 1999, die den Daten der Deutschen Bibliotheksstatistik entsprechen. 
Exemplarisch soll an vier Bibliotheken, zwei großen, einer mittleren und einer kleinen der ermittelte Personalbedarf dargestellt werden. 
Dabei beschränkt sich die Ergebnispräsentation sowohl wegen der differenzierteren Datenerhebung als auch der schlüssigen Datenauswertung auf die Berechnungen nach dem nordrhein-westfälischen Modell (s. Tabelle 3 und Diagramm 1).

Ein deutliches Personaldefizit herrscht an bayerischen Fachhochschulbibliotheken sowohl nach dem bayerischen Berechnungsmodell als auch nach dem Berechnungsmodell aus Nordrhein-Westfalen. Beim bayerischen Modell liegt das Defizit zwischen 37% und 54%, beim Modell aus Nordrhein-Westfalen zwischen 24% und 51%.

In den Bereichen Zugang (Erwerbung und Katalogisierung) und Benutzung liegen die ermittelten nordrhein-westfälischen und bayerischen Zahlen weit auseinander. Die Differenz zwischen beiden Berechnungen des Personalbedarfs kommt neben den eingangs beschriebenen Unzulänglichkeiten im bayerischem Modell offensichtlich auch durch den pauschalierten Anteil der Auskunfts- und Informationstätigkeiten im bayerischen Modell zustande, der mit dem gleichen Stellenäquivalent gewertet wird wie der Anteil der Ausleihtätigkeiten in der entsprechenden Bibliothek. 
Bei der Endberechnung bestätigt sich außerdem die Vermutung, dass der pauschale Ansatz von 12% für sonstige Tätigkeiten im bayerischen Modell zu ungenau und zu niedrig gegriffen ist.

Große Differenzen zwischen Realität und Modell ergeben sich beim Anteil der Stellen des gehobenen Dienstes. Nach dem Berechnungsmodell aus Nordrhein-Westfalen wäre der Bedarf an Diplomkräften in der Regel mindestens doppelt so hoch wie der Ist-Stand anzeigt. Ein deutlicher Hinweis darauf, dass in der heutigen Berufssituation der Anteil an qualitativ höherwertigen Tätigkeiten zunimmt.

Erwerbung, Katalogisierung von Neuzugängen und Benutzung wird mit den vorhandenen Kräften in aller Regel bewältigt. Das Defizit in der Personalausstattung der Bibliotheken ist in allen Bereichen spürbar, die ein hohes Maß an Kompetenz fordern, zeitintensiv oder neu für die Bibliothek sind. Als Beispiele seien hier nur genannt: EDV, Benutzerschulungen, elektronische Medien, Gestaltung und Pflege von Homepages, Fundraising, Sponsoring.
 

1.3   Maßnahmen zur Verbesserung der Personalprobleme

In Bibliotheksentwicklungsplänen festgeschriebene Visionen und Ziele können nur erreicht werden, wenn Personal in ausreichender Menge, hoch qualifiziert und auf adäquat ausgestatteten Stellen zur Verfügung steht.

Fachhochschulbibliotheken wollen moderne Dienstleister auf dem Sektor Information im Hochschulbereich sein. Die in den Modellberechnungen sichtbar gewordenen zu geringen Planstellenzahlen in bayerischen Fachhochschulbibliotheken wirken kontraproduktiv auf die angestrebte Entwicklung. Um die formulierten Ziele erreichen zu können müssen die Fachhochschulbibliotheken mit der Anzahl an Personalstellen ausgestattet werden, die mit dem Modell aus Nordrhein-Westfalen errechnet wurden.

Entscheidend sind neben der Quantität der zur Verfügung stehenden Stellen entsprechende Stellenbewertungen. Die Qualität einer Bibliothek steht und fällt mit der Qualität des in ausreichendem Maße zur Verfügung stehenden Personals. 
Durchschnittlich ist höchstens die Hälfte des benötigten Personals im gehobenen Dienst in den Bibliotheken beschäftigt.
Aufgrund der geringen Personalstärke stehen zu wenig herausgehobene Planstellen in den einzelnen Fachhochschulbibliotheken zur Verfügung. Alle Funktionsstellen in Fachhochschulen müssen deshalb aus dem allgemeinen Stellenkegel herausgenommen werden, um eine adäquate Eingruppierung von Leitungs- und Stellvertreterstelle gewährleisten zu können. Die Stellen für Bibliotheksleiter sollen mit A13 ausgewiesen sein, für ihre Stellvertreter mit A12. Zusätzlich muss eine Funktionsstelle für bibliothekarische Systemverwalter geschaffen werden.

Im mittleren Dienst gibt es momentan an keiner Fachhochschulbibliothek eine Beförderungsstelle A9 bzw. A9+Z. Dies steht in eklatantem Widerspruch zu den Forderungen, die an Angehörige des mittleren Dienstes an Fachhochschulbibliotheken gestellt werden und den überdurchschnittlichen Leistungen, die von diesen Kollegen erbracht werden müssen. Mittelfristig soll pro Fachhochschule zumindest eine Hebung von A8 nach A9 realisiert werden, um leistungsstarken Kollegen die Möglichkeit zu eröffnen, ihre Laufbahn bis zum Ende durchlaufen zu können. Kurzfristig müssen an allen Fachhochschulbibliotheken A8-Stellen in ausreichender Anzahl eingestellt werden, um die Leistungen in der alltäglichen Arbeit entsprechend honorieren zu können.
Die Stellenplanobergrenzen müssen hier endlich ausgeschöpft werden.

Im einfachen, mittleren und gehobenen Dienst muss das Thema Aufstiegsproblematik zufriedenstellend gelöst werden vor allem im Hinblick auf den erleichterten Aufstieg für ältere Beamte im Zuge der Reform der Laufbahnverordnung.
An den großen Fachhochschulbibliotheken ist bewährten Bibliotheksleitern der Aufstieg in den höheren Dienst zu eröffnen.

Kontinuierliche Fort- und Weiterbildung des Personals in allen Laufbahngruppen sowohl in den originären bibliothekarischen Arbeitsfeldern als auch im EDV- und Managementbereich ist erste Voraussetzung für ein qualitativ hochwertiges Angebot von bibliothekarischen Dienstleistungen. Ein besonderes Augenmerk muss deshalb auf eine entsprechende Mittelausstattung gelegt werden, die den Bibliotheken direkt zur Verfügung gestellt werden muss.
 

1.4   Studentische Hilfskräfte

Studentische Hilfskräfte können nur ergänzend in der täglichen Routine oder für zeitlich begrenzte Projekte eingesetzt werden und sind nicht dazu geeignet eine mangelhafte Personalausstattung aufzufangen oder verlängerte Öffnungszeiten zu ermöglichen.
Wegen der abzuleistenden Praktika und des stark verschulten Vorlesungsbetriebes sind studentische Hilfskräfte kaum für einen längeren Zeitraum zu gewinnen. Wegen des ständigen Wechsels ist der zu leistende Aufwand bei der Einarbeitung sehr hoch. 

Die unterschiedliche Bezahlung von studentischen Hilfskräften an Universitäten und Fachhochschulen bei gleicher Aufgabenstellung ist nicht nachvollziehbar und an Standorten mit Universitäts- und Fachhochschulbibliotheken auch nicht zu vermitteln. Der extrem niedrige Stundensatz von 10,92 DM lässt die Akquirierung von studentischen Hilfskräften immer schwieriger werden. In Ballungsgebieten mit einer guten Wirtschaftslage ist kaum ein Student mehr bereit für diesen Betrag zu arbeiten, der noch dazu zu versteuern ist.
Eine Verbesserung der Situation könnte durch die Anhebung des Stundensatzes für studentische Hilfskräfte an Fachhochschulen auf das Niveau von studentischen Hilfskräften an Universitäten erreicht werden, wobei sichergestellt sein muss, dass diese Maßnahme nicht kostenneutral abgewickelt werden kann.
Schwankungen in der Mittelhöhe und späte Zuteilungen tragen zudem nicht zur Planungssicherheit bei.
 

1.5   Anforderungen

Mit drei Forderungen für den Personalbereich sollen bessere Rahmenbedingungen für die Arbeit der Fachhochschulbibliotheken entstehen: 

• Mehr Personal im gehobenen Dienst, darunter auch solches mit einem hohen Maß an EDV-Kompetenz, soll helfen, den Weg ins elektronische und virtuelle Zeitalter von Bibliotheken reibungslos und zügig zu gestalten.
• Entsprechende höherwertige Planstellenbewertungen sowohl im mittleren als auch im gehobenen Dienst stellen die adäquate Honorierung der alltäglichen Arbeitsleistung dar.
• Laufende Schulungen des Personals sorgen dafür, dass die Mitarbeiter nicht den Anschluss verlieren in der sich ständig verändernden Kommunikations- und Medienlandschaft.

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